Журнал учета инструкций по охране труда

Темы: ДокументыКадрыОрганизация бизнеса

Охрана и безопасность труда является отдельным направлением деятельности на любом предприятии, которое обязательно должно документально оформляться. Реализация принципов охраны труда возможна путем публикации соответствующих положений, нормативов и инструкций. Для систематизации и учета приведенных документов необходим единый регистр, то есть – журнал учета. Норматив должен быть в наличии на каждом предприятии, исходя из положений трудового законодательства.

Общая информация о журнале учета инструкций по охране труда

Журнал учета инструкций по охране труда для работников предназначен для отражения фактов выдачи обозначенных нормативов. При наступлении несчастного случая на производстве ввиду несоблюдения установленных правил охраны труда, путем исследования указанного журнала, комиссия может выявить виновника происшествия. Подразумевается, что работник, ответственный за уведомление персонала, или субъект, не соблюдавший приведенные в инструкции правила, может понести административную или уголовную ответственность в зависимости от характера несчастного случая.

В начале документа настоятельно рекомендуется дать ссылку на Положение 10 Методических рекомендаций № 80, принятых Приказом Министерства труда РФ от 17.12.2002г. Так, 12.05.2004г. Минтруда РФ внедрило корректировки в указанные Рекомендации, которые касались разработки инструкций по охране труда. Данные изменения содержали рекомендуемую форму рассматриваемого журнала.

Обозначенный регистр должен находиться в полной сохранности на предприятии, как минимум, 10 лет. Такое положение отражается в Постановлении Росархива от 27.10.2003г. Журнал учета инструкций относится к документам, которые возникают в ходе производственной деятельности. Если персонал компании трудится в пагубных для здоровья условиях или заняты на опасных работах, то период хранения регистра по умолчанию увеличивается до 75 лет.

Составлять и вести документ может любой сотрудник, обладающий достаточной для этого степенью квалификации. Управленец компании сам назначает ответственного работника. Так, вести журнал может как секретарь или кадровый работник, так и начальник конкретного подразделения, где проводится первичный инструктаж в начале определенного отчетного периода. Основным требованием в вопросе ведения норматива является наличие закрепленной соответствующей обязанности в должностной инструкции или трудовом соглашении ответственного лица.

В соответствии с Письмом Минтруда РФ № 15/2/ООГ/3318 от 15.09.2016г. все инструкции об охране труда предоставляются только после проставления подписи в рассматриваемом журнале. Предоставление инструкции без наличия подписи работника, получившего ее, противозаконно.

На практике наиболее часто журнал ведет кадровый инспектор, либо бухгалтер, если компания небольшая и в ней нет кадрового подразделения.

Рекомендации по оформлению журнала регистрации инструкций по охране труда

Журнал регистрации инструкций по охране труда наделяется полной юридической силой с момента публикации соответствующего распоряжения управленца о наделении документа всеми полномочиями локального норматива. Это обуславливает такие требования к его оформлению:

  • журнал должен быть прошнурован, его страницы должны быть последовательно пронумерованы, а также скреплены печатью. При этом практика демонстрирует, что нумерация листов проставляется не всегда, однако при отсутствии номеров, в случае изъятия листа из журнала, данный факт должен быть очевиден. Проставлять номера уместно вручную или специальным штемпелем. Если же журнал оформляется в печатном виде, то страницы рекомендуется нумеровать при печати;
  • записи должны вноситься в документ без пропусков граф. В условиях, когда отчетный период завершен, а в журнале остается еще несколько строк, их необходимо перечеркнуть буквой «Z» или иным удобным способом, чтобы внести дополнительные сведения было невозможно. Также важно подчеркнуть, что если для одной записи не хватает места в строке, уместно разделить информацию на две и более графы – чтобы информация читалась просто и четко;
  • использование корректора недопустимо. В случае допущения ошибки, ее исправление правомерно только путем перечеркивания всей записи и внесения правильной формулировки в следующую графу. При этом следует подставить подпись ответственного субъекта, которая бы подтверждала, что ошибка была своевременно выявлена и грамотно исправлена;
  • информация должна вписываться в журнал чернилами, которые не стираются. Допускается использование черной или синей пасты. Карандаши, фломастеры и иные канцелярские пишущие средства неуместны.

В некоторых компаниях ответственные субъекты распечатывают руководство по оформлению рассматриваемого регистра. Данную бумагу вклеивают на оборотную сторону первого листа. Это позволяет:

  • организовать единый алгоритм заполнения журнала, вне зависимости от смены ответственного лица, а также от количества регистров в компании (например, при наличии журналов в нескольких подразделениях);
  • упростить внесение информации. Нередко случается, что наименования инструкций или иных данных содержат много слов и аббревиатуры. С этой целью лица, ответственные за ведение журнала, составляют список сокращений, вклеивают их на оборот лицевого листа документа, после чего использование приведенных сокращений становится правомерным.

Образец заполнения журнала регистрации инструкций по охране труда

Законодательство допускает использование самостоятельно разработанного бланка, так как в Методических рекомендациях Минтруда содержится рекомендуемая, а не обязательная форма журнала. Основными требованиями при этом остаются наличие базовых реквизитов (название компании и ФИО ответственных лиц), а также «живые» подписи ответственных субъектов.

Журнал имеет простую и четкую структуру. Первым листом является обложка документа, которая зачастую изготавливается из более плотной бумаги для обеспечения сохранности. На обложке должно быть прописано название компании, а также дата, когда журнал начали вести. Дату окончания, в свою очередь, прописывают только тогда, когда документ закончен и оформляется новый.

Основная часть журнала – это таблица, в которую следует вносить следующую информацию:

  • порядковый номер графы;
  • дата проведения инструктажа;
  • полное наименование предоставляемой инструкции;
  • номер предоставляемого документа;
  • период, отведенный для осуществления аттестации по обеспечиваемым инструкциям;
  • фамилия и инициалы, должность и подпись субъекта, который осуществляет учет предоставления инструкций.

Подобный журнал зачастую ведется на протяжении одного календарного года, однако может быть актуальным в рамках нескольких лет. Однако по истечении 10 лет документ в обязательном порядке должен быть заменен.

Также в соответствии с обозначенными выше Методическими рекомендациями Министерства труда РФ, инструкции по охране труда должны регулярно публиковаться заново, как минимум, один раз в пять лет. Если это осуществляется в период актуальности конкретного журнала, то в нем необходимо проставлять соответствующие отметки напротив каждой строки, где отмечается переизданная инструкция.

Если одному и тому же субъекту выдаются несколько документов, то на каждый из них следует оформлять отдельную строку.

Таким образом, журнал учета инструкций по охране труда является обязательным регистром, включающим в себя сведения о донесении информации об актуальных правилах охраны труда рабочему коллективу. Нанимателю необходимо заранее внедрить образец журнала в кадровое подразделение с целью упрощения работы ответственного за ведение документа субъекта.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (29 голос., средний: 4,50 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>