Журнал регистрации приказов по основной деятельности

Темы: ДокументыКадрыОрганизация бизнеса

Ежедневно на предприятии издаются распоряжения, приказы, создаются локальные акты. Логично предположить, что спустя время официальных бумаг накопится очень много. Рано или поздно потребуется средство, с помощью которого можно ориентироваться в них. Таким выступает журнал регистрации приказов по основной деятельности. Материал статьи расскажет о том, кто и как должен вести этот документ, обязателен ли он и как выглядит образец.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности – понятие и нормативное регулирование

Изучая законодательные нормы, управленец не встретит статьи, в которой бы содержалась обязанность вести такой документ. Существуют непрямые указания, закреплённые в ведомственном документе Минкульта, однако, это не приравнивается к непреложной обязанности заводить журнал.

Предприниматель сделает это самостоятельно, если нужно организовать наглядное, удобное и эффективное делопроизводство. С помощью журнала можно:

  • Найти и подтвердить наличие конкретного распоряжения руководства;
  • Ввести классификацию приказов. К примеру, при регистрации присваивать вместе с номером буквенное значение, помогающее определить документ по назначению;
  • Проверить, кто исполнитель по этому решению, отследить статус его выполнения.

Но что подразумевается под основной деятельностью? Журнал с таким названием содержит информацию о назначении руководителей отделов, филиалов, штатном расписании, положениях и других фактах работы компании.

Вокументы, оформляемые при трудоустройстве рядового сотрудника относятся к категории документов по личному составу, потому в рассматриваемом журнале информация не значится.

Вместе с этим можно включить в список документы по хозяйственной деятельности, налоговой отчётности, стратегическом планировании. Если документ имеет срок хранения, об этом также следует писать в журнал.

Так, любой приказ не может быть издан регистрационного номера. Эта информация обычно расположена в левой части документа, под «шапкой». Названый номер – часть сведений о документе, вносимых в рассматриваемый документ.

Как заполняется и ведётся журнал приказов по основной деятельности

Наряду с отсутствием обязанности вести данный вид документа, законодатель не предусмотрел и унифицированной формы. Прерогатива по распоряжению журналом отдана руководству компаний. Так, оно может включить в положение о делопроизводстве образец журнала регистрации приказов по основной деятельности.

Сейчас в управленческой среде наблюдается тенденция по переходу на электронную форму ведения учёта. Конечно, это подразумевает наличие материально-технических средств. Но к преимуществам этой формы можно отнести повышенную скорость поиска, удобство, компактность.

К слову, последний фактор может сыграть на руку злоумышленнику, пожелавшему скопировать нужные данные на флешку. Поэтому, при организации учёта приказов рекомендуется интегрировать ввод данных без возможности копирования, ограничить доступ полномочных лиц, а также не забывать про бумажную версию.

Кстати, обязанность вести журнал лежит на сотруднике компании, который по должностной инструкции или по отдельному распоряжению должен выполнять такую функцию. Это может быть и директор компании лично, если фирма небольшая. В большинстве случаев этим занимается делопроизводитель, архивариус или кадровый инспектор.

Если речь идёт о физическом носителе, то журнал может выглядит как амбарная книга. При необходимости можно нанести титульный лист, чтобы визуально отличать от других похожих документов.

Когда заполнен последний лист и вписывать новые документы уже негде, журнал нужно не выбрасывать, а сдать в архив. Срок хранения устанавливается согласно локальной документации.

Ведение начинается с подсчёта и нумерации листов. Исполнитель прошивает журнал капроновой нитью, делает бумажную склейку на обороте, перед обложкой. Прошивать журнал нужно таким образом, чтобы случайное или преднамеренное удаление страниц не осталось незамеченным. На склейке пишется число пронумерованных и прошитых листов, а сам журнал следует подписать у директора и поставить печать.

Обычно журнал содержит:

  • Порядковый номер приказа.
  • Дату принятия.
  • Регистрационный номер.
  • Краткую фабулу, о чём документ.
  • Должность, фамилию и инициалы работников, ответственных за выполнение.

На одном из первых листов можно сделать отдельную таблицу, в которой указать ответственных за ведение журнала. Так как текучка кадров может быть высокой, возникнет потребность узнать, кто вёл учёт в интересующий период.

Образец журнала приказов по основной деятельности

Когда документ готов, можно запускать в работу. Чтобы от журнала был максимальный толк, следует вписывать в него сведения о документах в хронологическом порядке, не допускать ошибок, помарок и исправлений.

Работник, ответственный за ведение журнала, формально может привлекаться к дисциплинарной ответственности за халатное отношение к заполнению, утерю документа. Разумеется, за незначительные опечатки наказывать нельзя. Но если исполнитель где-то серьёзно нарушил нормы делопроизводства, некачественное ведение станет усугубляющим положение фактором.

Уже упоминалось, что журнал приказов может быть в физической или электронной форме. Какую же выбрать? Можно обе. Но надо отметить, что если предприятие будут проверять и в обеих формах обнаружатся расхождения, то корректным будет считаться печатный вариант.

Электронная форма журнала уязвима перед вирусами, перебоями с электроэнергией и другими неполадками сети. Но если информационная безопасность компании на уровне, то есть смысл снизить количество бумажных носителей там, где возможно. К тому же, разработать бланки страниц в электронной форме легко. Достаточно скачать образец журнала регистрации приказов по основной деятельности, внести несколько корректив и начинать работать.

Таким образом, статья ответила на вопросы, с которыми могут столкнуться начинающие делопроизводители в части заведения, оформления и ведения журнала регистрации приказов по основной деятельности.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (21 голос., средний: 4,90 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>