Уведомление о переходе на электронные трудовые книжки

Темы: ДокументыКадрыОрганизация бизнесаТрудовая книжка

Вопрос перехода на электронные трудовые книжки активно обсуждался в правительстве и среди СМИ не один год. Однако только в конце 2019 в правовую базу государства был официально внедрен закон о переводе бумажных носителей информации о рабочей деятельности трудоустроенного населения в электронные. В данных обстоятельствах нанимателям необходимо уведомить сотрудников о грядущих изменениях, а сотрудникам – подать управленцу заявления, в которых субъекты будут выражать свое согласие с вводимыми изменениями, и отмечать желаемый вариант ведения книжек.

Нормативная база перехода на электронные трудовые книжки в РФ

В конце декабря 2019 года Правительством РФ был принят ФЗ № 439, который обуславливает нововведения в трудовое законодательство, а именно – необходимость формирования сведений о трудовой деятельности персонала в электронном виде.

ФЗ № 439 постулирует необходимость внедрения данного порядка с 01.01.2020г. В соответствии со ст. 66.1 ТК РФ, наниматель должен оформлять базовые сведения о рабочей деятельности и стаже по каждому кадру в электронном формате. Затем данная информация должна передаваться в ПФ РФ для хранения также в электронном формате.

В частности, в сведения о профессиональной деятельности персонала учитываются такие данные, как место трудоустройства работника, его должность, основные трудовые функции, возможные переводы, факты снятия с должности с отметкой причины, а также иные важные нюансы.

Закон также регламентирует особенности получения сотрудником информации на бумажном носителе в дальнейшем. Так, субъект может обратиться к нанимателю, либо в локальное отделение ПФ РФ. Электронную информацию лицо сможет взять с официального портала госуслуг.

Так как данный закон вносит существенные изменения в порядок профессиональных отношений между нанимателем и подчиненными, управленец должен до 30.06.2020г. уведомить персонал о нововведениях, а также о праве персонала выбрать способ хранения сведений о его трудовой жизни – по новому электронному порядку, либо в бумажном варианте. Заявления сотрудники должны предоставить до конца 2020 года. Если же субъект проигнорирует необходимость подать заявление, то наниматель продолжит вести трудовую книжку в бумажном варианте.

Для сотрудников, которые будут впервые трудоустроены после 01.01.2021г., не будут оформляться бумажные трудовые книжки. Подобным кадрам сразу будут заводиться электронные аналоги рассматриваемого документа.

Особенности перехода на электронные трудовые книжки и ее преимущества

Электронный формат трудовой книжки не предполагает бумажного носителя, хотя и не исключает его актуальность, если бумажный вариант уже есть у гражданина.

Формирование электронной базы началось с 01.01.2020г. В настоящий момент переход на новую систему является добровольным.

Как отмечалось ранее, до 31.12.2020г. персонал должен направить нанимателю заявления, в которых работники обозначат свою позицию – хотят ли субъекты перейти на электронный формат или предпочтут продолжать работать с бумажным носителем. В первом случае наниматель будет обязан выдать трудовую книжку подчиненному на руки. Последней записью в документе будет являться отметка о подаче соответствующего заявления, а также об актуальности электронной трудовой книжки. Те субъекты, которые захотят остаться на старой системе, продолжат быть владельцами бумажных трудовых книжек.

К преимуществам электронной трудовой книжки уместно отнести:

  • оперативный и быстрый доступ сотрудников к необходимой информации о фактах их профессиональной деятельности;
  • снижение вероятности допущения ошибок, внесения неверных данных и фальсификации информации о стаже;
  • дополнительные возможности электронных ресурсов для обработки и хранения данных;
  • минимизация затрат нанимателя на обеспечение порядка оформления, ведения и хранения бумажных вариантов рассматриваемого документа;
  • возможность электронного оформления пенсионных выплат по сведениям, взятым с лицевого счета без необходимости предоставления дополнительных бумаг;
  • возможность применения электронной трудовой книжки для оперативного использования государственных услуг;
  • дополнительные возможности анализа и аналитики фактов профессиональной жизни трудоустроенного населения РФ;
  • повышенный уровень безопасности и сохранности предоставляемых сведений.

Что необходимо знать нанимателям о переходе на электронные трудовые книжки

С 01.01.2020 г. была внедрена необходимость для нанимателей не позже 15-го числа следующего за отчетным месяца, в котором фиксируется какой-либо факт трудовой жизни сотрудника, подавать данную информацию в локальное отделение ПФ РФ для оформления электронной системы трудовых книжек. В частности, к фактам трудовой жизни относятся не только трудоустройство, перевод, увольнение и прочее, но также и подача субъектом заявления, в котором он раскрывает свое волеизъявление относительно получения с 2021 года электронной книжки или продолжения ведения бумажного варианта.

Подача информации в локальное отделение ПФ РФ будет осуществляться нанимателями в рамках уже существующего формата обмена сведениями. Однако уже с 2021 года факты трудовой жизни должны будут предоставляться в ПФ РФ не позже рабочего дня, следующего за датой публикации распорядительного документа, например, о приеме на должность нового кадра. При этом данная процедура будет происходить в электронном режиме.

На протяжении 2020 года наниматели должны осуществить следующий перечень мероприятий по переходу на новую систему:

  • публикация или корректировка локальных нормативов, которые регламентируют нюансы перехода компании на электронную систему относительно ведения трудовых книжек. При изменении и публикации подобного правового акта в обязательном порядке должно учитываться мнение представителя профсоюза;
  • переговоры с профсоюзом относительно публикации новой редакции коллективных соглашений в части внедрения электронных трудовых книжек;
  • подготовка технической составляющей перехода на новую систему;
  • уведомление об электронных трудовых книжках каждого отдельного сотрудника до 30.06.2020г.

Важно также подчеркнуть, за что наниматель несет ответственность в вопросе перевода компании на режим электронных трудовых книжек:

  • за задержку выдачи бумажной трудовой книжки, либо за задержку предоставления информации о рабочей деятельности субъекта при его увольнении. Важно подчеркнуть, что ответственность наступает в случае, когда в проступке имеется вина нанимателя;
  • за внесение некорректной или фальсифицированной информации о трудовой деятельности субъекта в отчеты, подаваемые в ПФ РФ для создания электронной базы;
  • за неподачу в определенный срок информации о персонале компании в локальное отделение ПФ РФ.

Уведомление о переходе на электронные трудовые книжки: образец 2020

Уведомление персонала о переходе на новую систему является необходимым документом для всех российских компаний.

На начало 2020 года бланк уведомления о переходе на электронные трудовые книжки не регламентирован, что обуславливает право нанимателя составлять документ в свободной форме. При оформлении бумаги настоятельно рекомендуется внесение следующей информации:

  • оповещение персонала о грядущих нововведениях в порядке кадровой деятельности. Необходимо отметить ссылку на закон, обуславливающий изменения (ФЗ № 439 от 16.12.2019г.);
  • отметить необходимость подачи заявления от сотрудников нанимателю до 31.12.2020г. Также следует прописать, что в заявлении необходимо указать, каким именно способом субъект хочет в дальнейшем вести свою трудовую книжку;
  • оповестить персонал о последствиях не своевременного предоставления заявления, об алгоритме действий нанимателя по обеспечению работников бумажными носителями трудовых книжек, если кадры выбирают дальнейший электронный способ ее ведения и т.д.

Таким образом, оповещение сотрудников о грядущих нововведениях относительно внедрения электронных трудовых книжек, должен происходить планомерно до 30.06.2020г. Нанимателям рекомендуется воспользоваться приведенным образцом, так как законодательство не регламентирует бланк документа, а юридическая практика относительно его оформления еще не успела сложиться.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (28 голос., средний: 4,10 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>