Приказы по личному составу

Темы: ДокументыКадрыОрганизация бизнеса

Управление рабочими процессами организации невозможно без распорядительной документации. Под ней понимается совокупность локальных актов, посредством которых административное лицо выстраивает работу коллектива. Они же фиксируют факт возникновения конкретных административно-правовых трудовых отношений. Различают приказы по основной деятельности, административно-хозяйственным вопросам и приказы по личному составу. Как раз о последних и пойдет речь дальше.

Приказ по личному составу что это, классификация

Приказы по личному составу – правовые акты, издаваемые административным лицом субъекта хозяйствования для решения основных и оперативных задач по оформлению трудовых отношений с подчиненными (согласно нормам ТК РФ).

Их перечень достаточно широк. Классифицируются они следующим образом:

  • оформляющие трудовые отношения и существенные факты реализации трудовой функции работника.
  • регламентирующие выполнение сотрудником трудовых функций.

Первая группа включает приказы о:

Приказы о трудоустройстве менеджеров высшего и среднего звена (управленцев, их замов, начальников финансового и контрольного отделов, так далее) регулируют основную деятельность, а не личный состав.

Ко второй группе относятся:

Также различают следующие классификационные виды приказов по личному составу:

  • организационные;
  • дисциплинарные;
  • регламентные;
  • зарплатные;
  • корректирующие и отменяющие.

Образцы приказов по личному составу

Некоторые приказы имеют стандартизированную на федеральном уровне форму. Зачастую, она представляет собой таблицу, куда представители организации лишь вставляют нужные данные (свои и подчиненных).

Речь, в частности, идет о:

  • Т-1 (трудоустройство нового сотрудника);
  • Т-5 (внутренний перевод лица);
  • Т-6 (направление в отпуск любого вида);
  • Т-8 (расторжение трудовых отношений);
  • Т-9 (командирование);
  • Т-11 (поощрение).
С 2013 года обязательное использование унифицированных форм упразднено.

Ввиду ограниченности списка бизнес-субъекты вправе разрабатывать приказы самостоятельно, корректируя имеющиеся бланки. Основное условие – их положения не должны противоречить нормам ТК РФ, а обязательные реквизиты не могут изменяться. К таковым относится:

  • наименование бизнес-субъекта;
  • название приказа;
  • его дата и регистрационный номер;
  • место издания;
  • визы вовлеченных сторон;
  • визы согласования (если упомянуты в локальных актах);
  • отметка о контроле (аналогично).

Алгоритм подготовки приказа

Пошаговый алгоритм работы с приказом выглядит так:

  • Назначение ответственного за процедуру лица. Впрочем, некоторые работодатели заведомо прописывают эту обязанность в должностных инструкциях или трудовых договорах с подчиненными.
  • Получение ответственным документа-основания для издания.
  • Разработка проекта.
  • Согласование проекта.
  • Визирование приказа управленцем.
  • Предъявление документа работнику (группе работников) для ознакомления под роспись.
  • Регистрация и хранение.
На сегодняшний день необязательно удостоверять бланк печатями и штампами, если иное не указано во внутренних нормативно-правовых актах.

Что касается ответственного лица, чаще всего им выступает сотрудник кадрового отдела либо секретарь. Допускается делегирование этой функции другому подчиненному (опять-таки, путем издания приказа о вменении обязанности, если она не зафиксирована должностной инструкцией или трудовым договором).

Приказ всегда составляется в одном экземпляре. Всегда можно сделать его дополнительные копии (которые также следует заверить определенным образом).

Согласование представляет собой визирование проекта всеми руководителями отделов и подразделений, связанными с реализацией приказа. Чаще всего это начальник подчиненного, в отношении которого документ издается, начальник кадрового отдела и бухгалтерии. Впрочем, список открыт. Процесс может занять от нескольких часов до нескольких дней. Это нужно учитывать, чтобы не сорвать сроки.

Визировать приказ может управленец или, если он отсутствует, назначенное им лицо (в приказном порядке).

Порядок ведения распоряжений должен найти отражение в Положении о кадровом делопроизводстве.

Нюансы составления кадровых приказов

Нюансы касаются формы и содержания документов.

Так, приказы могут издаваться на фирменных бланках или на чистых листах А4.

Изданные в течение года документы подлежат нумерации.

Приказ нужно обязательно озаглавить. Текст излагается от первого лица единственного числа (я) и, чаще всего, состоит из двух частей:

  • констатирующей;
  • распорядительной.

Первая содержит обоснование тех или иных действий (факты, события или упоминание документа). Чаще всего таковым становится заявление подчиненного, но встречаются также:

  • преставление непосредственного руководителя;
  • докладная или служебная записка;
  • акт о допущенном дисциплинарном нарушении;
  • график отпусков;
  • судебное решение.

Завершает ее слово «Приказываю».

После него идет распорядительная часть, содержащая различные действия, ответственных за них лиц и сроки исполнения. Для облегчения восприятия текст лучше делить на пункты и подпункты, нумерованные арабскими цифрами.

Желательно, но не обязательно, заканчивать распорядительную часть упоминанием лица, ответственного за выполнение приказа в целом.

Регистрация кадровых приказов

Для удобства и по упразднённым правилам, которые, тем не менее, облегчали документооборот, кадровые приказы регистрируют. Эта процедура представляет собой дублирование информации из распоряжения в специальную форму – регистрационный журнал с указанием на приказе регистрационного индекса и даты. Впрочем, касается это, чаще всего, документов длительного хранения.

Регистрировать нужно один раз — при издании.

Журнал может заводиться в бумажной и(или) электронной форме до полного заполнения. На обложке указывается наименование организации и дата начала ведения журнала. Когда он заканчивается, вписывают дату окончания.

Для разных категорий приказов могут вестись разные журналы.

Приказ о нумерации кадровых приказов – суть и содержание

Многие организации не прописывают такую процедуру, как нумерация приказов. В других же имеется соответствующее распоряжение. И оно исключает двоякую трактовку номеров.

В устоявшейся кадровой практике номера приказов содержат буквенный и числовой коды, например «К/19 от 01.01.2020 г.», где:

  • К – указание на кадровый приказ;
  • /19 – порядковый номер согласно журналу регистрации;
  • 01.2020 г. – дата издания.

Впрочем, приказ о нумерации может определять другую методику индексации. Так, согласно практике законодательства, устанавливаются следующие порядки присвоения букв и номеров распоряжениям, регламентирующим различные трудовые отношения:

  • П/198 – приказ о принятии сотрудника на должность;
  • У/182 – приказ об увольнении работника;
  • и так далее.

Этот вариант обеспечивают лучшую детализацию, но требует повышенного внимания ответственного лица и, следовательно, нескольких регистрационных журналов.

Форма приказа о нумерации свободная. Может использоваться фирменный бланк или простой лист А4. Текст делится на вводную и основную части. Вводная часть содержит:

  • Наименование и реквизиты бизнес-субъекта.
  • Название и номер приказа (по умолчанию ему присваивается первый номер, так как до него бумаги не нумеруются).
  • Дату составления.

В основной части указывается:

  • Период, с которого нумеруются распоряжения.
  • Метод нумерации (буквенный, цифровой, рассмотренный выше смешанный).
  • Ответственный за исполнение распоряжения и контроль правильности нумерации.

Приказ подписывает управленец или замещающее его лицо.

Как исправить ошибки в приказе

Чаще всего ошибки в приказах возникают из-за корректировок локальных актов компании или федеральных законов, изменения основных реквизитов бизнес-субъекта. Впрочем, могут быть и другие причины. Независимо от них, простое издание нового приказа не всегда юридически верно.

Поэтому о причине появления ошибок и механизме внесения правок следует указать в соответствующем приложении к Положению о кадровом делопроизводстве (реже – к приказу о нумерации).

Количество подобных приложений не ограничено.

Затем нужно издать обособленны приказ о внесении правок и ознакомить с ним всех заинтересованных лиц.

Период действия приказов

По умолчанию, срок действия кадровых приказов не ограничен (если иное не определено в них самих или в локальных актах компании).

Датой отсчета периода считается либо дата принятия приказа, либо определенная в его тексте дата.

Окончание срока связано с истечением периода действия приказа, его отменой, корректировкой, изменением локальных или правительственных нормативных актов и так далее.

Сроки и правила хранения приказов

Различают кадровые приказы кратковременного и долговременного хранения. К первым относятся регламентирующие распоряжения. Как уже говорилось, это приказы о краткосрочном командировании, направлении в отпуск, на повышение квалификации и так далее. Они, по сути, не представляют особой важности для работника в будущем, поэтому хранятся в архиве компании 5 лет (ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ). По истечение этого срока они вместе с регистрационными журналами уничтожаются (о чем специально назначенной ликвидационной комиссией составляется акт).

Приказы, которыми оформляют трудовые отношения (прием на работу, переводы, увольнения и так далее), а также журналы их регистрации, хранятся не менее 75 лет, если изданы до 2003 г., и 50 лет – если изданы позже. Когда срок хранения в организации истекает, их передают в государственный или муниципальный архив.

Любые кадровые приказы формируются в дела (с нумерацией страниц, описью, листом-заверителем и сшиванием в четыре прокола).  Их хранят отдельно от других документов, в закрытом для посторонних лиц месте, подальше от воздействия света, но недалеко от личных дел работников. Со всеми правилами можно ознакомиться, изучив Приказ Минкультуры России № 526 от 31.03.2015 г. (далее – Приказ № 526). Впрочем, коммерческие организации не обязаны соблюдать их досконально.

При электронном виде хранения нужно обеспечить предотвращение утраты документов, их хищения, искажения, уничтожения или использования сторонними лицами. Обязательно нужно сделать перезапись на новые носители с устаревших.

Архив организации – как создать и контролировать

Необходимость создания архива отмечена в 2.14 Приказа № 526. Ее игнорирование чревато привлечением к ответственности.

Архив – такое ж структурное подразделение, как бухгалтерия или отдел сбыта. Он должен фигурировать в штатном расписании с указанием подчиненности (руководителю или отделу делопроизводства), иметь начальника.

Его работа регламентируется такими локальными актами:

  • Положением об архиве;
  • Годовым планом работы (форма берется из приложения № 46 к основным правилам работы архива, утвержденным решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.);
  • Планом-графиком приема дел.

Таким образом, приказы по личному составу регламентируют все возможные трудовые правоотношения между работником и организацией-нанимателем. Любое действие второго в отношении первого должно обязательно документироваться. Распоряжения не могут противоречить ТК РФ и другим российским нормативно-правовым актам. В противном случае они теряют юридическую силу.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (23 голос., средний: 4,10 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>