Приказ о переходе на электронные трудовые книжки

Темы: ДокументыКадрыОрганизация бизнесаТрудовая книжка

В середине декабря прошлого года Правительством было принято решение о переходе на электронный формат трудовых книжек. Начиная с 2020 года закон вступил в силу, и теперь многие управленцы задаются вопросом, как правильно оформить данную процедуру. Статья посвящена анализу приказа о переходе на электронные трудовые книжки. Будет рассмотрен образец заполнения документа, а также другие действия работодателя в этом направлении.

Что такое электронная трудовая книжка работника и зачем переходить на такой формат

Работник, состоящий в трудовых отношениях с работодателем, должен иметь возможность подтвердить стаж работы. С этой целью второй заводит и ведёт трудовые книжки по установленным формам.

Традиционный образец документа включает такие составляющие:

  • Титульный лист с информацией о владельце (Ф.И.О., дата рождения, образование, профессия
  • Серию и номер трудовой книжки;
  • Личную подпись владельца книжки и лица, ответственного за выдачу документа.

Согласно действующему закону любой сотрудник, проработавший свыше 5 дней на предприятии, обязан иметь такой документ. Трудовая заводится лицом, ответственным за кадровое делопроизводство. Как правило, такие полномочия устанавливаются соответствующим приказом, который, кроме обязанности ведения, описывает надлежащее хранение и выдачу.

Также в трудовой указывается:

  • Полное наименование предприятия.
  • Дата, номер, название приказа, на основании которого человек принимается на работу или увольняется, поощряется, переводится и так далее.
  • Должность, на которую принят работник в соответствии с упомянутым приказом, дата принятия.

Исполнитель может вносить иные записи в соответствии с федеральным законом. Трудовая книжка – это отражение рабочей деятельности, причём подтверждается не только факт трудоустройства или увольнения. Среди отметок, вносимых в документ, есть записи о наградах, поощрениях или наоборот – проступках и взысканиях.

Трудовая имеет бумажный формат, что само по себе несёт определённые недостатки. К примеру, физический носитель может быть утерян, испорчен, уничтожен и т.д. К тому же, если человек имеет большой трудовой стаж, можно предположить, что потребуется несколько трудовых.

Эти и другие факторы безусловно являются проблемой как для работодателя, так и работника. Об этом знает и законодатель. Отчасти поэтому и были приняты правки к ТК РФ, устанавливающие помимо традиционной бумажной книжки электронный формат документа.

Как оформить процедуру перехода на электронные трудовые книжки

Анализ поправок к закону позволяет утверждать, что процесс перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК) необязателен в течение 2020 года. Электронный вариант заводится по желанию сотрудника, зафиксированное в его заявлении.

Однако есть основания предполагать, что процедура станет обязательной уже со следующего года. Поэтому у работодателей есть время освоить новый формат ведения, отработать процедуру перехода и т.д. Уже со следующего года работодателям, возможно, придётся полностью исключить бумажный вариант ведения трудовых книжек.

Текст правок гласит о том, что молодые специалисты при трудоустройстве, начиная с 2021 года, получают электронные трудовые книжки (ЭТК).

Уже сейчас любой работник может написать заявление в адрес работодателя с просьбой оформить электронную трудовую книжку, которое становится основанием для последующих действий.

Важно заметить, что даже если управленец демонстрирует собственную инициативу, всё равно потребуется согласие сотрудников. При этом последние могут отказаться и это будет правомерно в течение этого года.

Заявление работник подаёт в произвольной форме согласно локальным требованиям. При этом главное условие – наличие желания и просьба в предоставлении электронного формата.

Впрочем, уже сегодня работодателям необходимо:

  • Изменить локальные нормативные акты, регламентирующие работу с трудовыми книжками.
  • Провести собрание трудового коллектива, внести изменения в коллективный договор. При этом целесообразно понять, сколько работников готовы к таким изменениям.

Поскольку изменения в законе вскоре могут стать обязательными, стоит объяснить сотрудникам преимущества электронного формата.

К таким можно отнести:

  • Оперативность использования. Для работы с ЭТК необходим лишь доступ к компьютеру и сети интернет, что безусловно ускоряет работу и делает ее удобнее.
  • Исключение опечаток и неточностей записей. Электронный формат этого просто не допустит. Возможность устранить ошибки появится сразу же при их допущении. Для этого не нужно ничего зачеркивать и писать «исправленному верить».
  • Удобство формирования и подачи отчётности.
  • Снижение расходов на приобретение физических трудовых книжек.
  • Повышенная безопасность хранения, исключающая физическое вмешательство.

Таким образом, процедура оформления ЭТК начинается с принятия и регистрации заявления от подчиненного. Далее следует подготовка образца приказа о переходе на электронные трудовые книжки. Этот документ обязателен, поэтому далее следует разобрать, из чего он должен состоять и что включать.

Образец приказа о переходе на электронные трудовые книжки

Документ не имеет унифицированной формы. Законодатель, внося правки к закону, не предусмотрел обязательного бланка, поэтому руководствоваться нужно внутренней политикой делопроизводства. При этом цель документа заключается не только в распоряжении создать ЭТК.

Вместе с этим приказ содержит:

  • Регистрационный номер и дату принятия.
  • Название, преамбулу, где нужно сослаться на нормативно-правовой акт.
  • Информацию о должностном лице, ответственном за ведение, хранение, работу с ЭТК. Обычно это начальник кадровой службы
  • Срок, до которого нужно уведомить персонал о нововведениях. Согласно закону, это 30.06.2020 г.
  • Личные подписи директора компании и исполнителя.

Создание приказа позволит оптимизировать процесс перехода, обозначит сроки выполнения и ответственных за проуедуры, внесёт ясность в процедуру. Дополнением к приказу может стать форма листа ознакомления.

Исходя из написанного, образец приказа будет выглядеть приблизительно так:

Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»

123456, г. Москва, ул. Примерная 1, ИНН 123456789,

ОГРН 987654321, КПП 123456

23 февраля 2020 г.                                                                                        г. Москва

ПРИКАЗ N1234

«О порядке перехода на электронные трудовые книжки

и назначении ответственных лиц»

В связи со вступлением в силу Федерального закона № 439-ФЗ от 16.12.2019 г. «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»:

ПРИКАЗЫВАЮ:

  1. Назначить с 24.03.2020 г., начальника кадровой службы ООО «Альфа» Иванова Ивана Ивановича ответственным за создание, ведение, хранение, выдачу, изменение, уничтожение электронных трудовых книжек сотрудников ООО «Альфа»

2.Начальнику кадровой службы ООО «Альфа» Иванову И.И.:

2.1. В срок до 30.06.2020 г. в письменном виде довести до ведома сотрудников ООО «Альфа» о возможности перехода на электронный формат фиксации сведений о труде.

2.2. Предложить сотрудникам перейти на электронный формат фиксации сведений о труде. При наличии письменного согласия работника создать электронный документ и выдать на руки физический аналог.

3.Контроль выполнения приказа оставляю за собой.

Директор ООО «Альфа»                                                                  Петров П.П.

С приказом ознакомлен:

Начальник кадровой службы ООО «Альфа»                                              Иванов И.И.

По желанию работодателя в представленный пример могут вноситься изменения. К примеру, текст можно дополнить ссылкой на приложения, более подробным описанием процедуры перехода на ЭТК.

Изменение в приказе о переходе на электронные трудовые книжки – как оформить

Создавая документ нужно понимать, что в содержание могут вноситься изменения. Перед работодателем может возникнуть такая необходимость вследствие законодательных коррективов. К примеру, могут поменяться сроки, что само собой делает некорректным существующий локальный акт. Оставить без изменений документ недопустимо – будет нарушен закон и, соответственно, могут возникнуть вопросы при проверке.

Чтобы действовать в рамках правового поля, нужно издать приказ о внесении изменений. Составляется документ произвольно с учётом локальных требований к оформлению документов субъекта хозяйствования.

Текст должен содержать:

  • Дату, номер и название приказа, в который нужно внести правки.
  • Основания, в связи с которыми это необходимо сделать. Это может быть нормативный акт, документ, свидетельствующий о невозможности выполнения вмененных обязанностей должностным лицом и т.д.
  • Должность, фамилию, имя и отчество нового лица, если изменения касаются кадрового состава.

Как и оригинал, этот документ должен быть подписан генеральным директором и ответственными лицами.

Порядок и сроки хранения приказа о переходе на ЭТК

Создаваемый документ формируется в единственном экземпляре. Затем утверждается, подписывается и регистрируется в специальном журнале. Далее хранится в специально отведённом месте, закреплённом соответствующим локальным актом.

Поскольку документ относится к категории организационно-распорядительной документации, нужно учитывать сроки и порядок сохранности.

Обычно приказы такого рода хранятся около 10 лет. Когда в документ вносятся изменения, оригинальный экземпляр не теряет актуальности. К содержанию могут обратиться как сотрудники компании, так и другие органы. К примеру, при наличии запроса правоохранительных органов оригинал может быть изъят в процессуальном порядке.

Уничтожение приказа о переходе на электронные трудовые книжки

В контексте рассматриваемой темы стоит также упомянуть о том, как уничтожить документ. Для этого предусмотрена специальная процедура.

Уничтожение действительных документов, чей срок хранения не истёк, не допускается.

Для соблюдения правил работодателю нужно сформировать экспертную комиссию. Это делается документальным способом, посредством издания приказа. Затем проводится экспертиза документов, которые предполагается уничтожить. Результат оформляется актом, в котором члены комиссии приходят к выводу, уничтожать или нет рассматриваемый приказ и другие бумаги.

В случае положительного решения работодатель вправе воспользоваться одним из нескольких способов избавиться от документа:

  • Направить его в специализированный орган по переработке макулатуры.
  • Применить собственные методы уничтожения (шредер).

Необходимо заметить, что работодателю не следует торопиться сжигать документ, если иное не согласовано и есть документально закрепленное место для этого. В противном случае нарушаются правила пожарной безопасности.

Резюмируя сказанное, нужно заметить, что переход на новый формат учёта трудовой деятельности – это безусловный плюс для каждой из сторон трудовых отношений. Ожидаемо, что начиная с 1 января 2020 года приказ о переходе на электронные трудовые книжки станет самым распространённым документом.

Предполагается, что если нововведение покажет хороший результат, то со временем бумажные носители исчезнут из оборота. Однако, чтобы это произошло, нужно уже сейчас демонстрировать правильный подход к переходу на ЭТК, одним из которых будет издание описанного приказа.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (34 голос., средний: 4,80 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>