Приказ на право подписи

Темы: ДокументыКадрыОрганизация бизнеса

В процессе предпринимательской деятельности ежедневно приходится подписывать те или иные документы. Но не все они имеют одинаковый статус. Некоторые из них могут визировать только конкретные работники. В данной статье раскрывается процедура составления приказа на право подписи.

Кто обладает правом подписи первичных документов

Данная категория бумаг представляет особую важность в документообороте любой компании. Первичный документ фактически документирует хозяйственную деятельность. Информация из него в дальнейшем идёт в учётные регистры предприятия.

Любой директор ООО априори обладает исключительным право подписи таких документов (ст.40-3 ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»). Кроме него «первичку» визирует главный бухгалтер – обладатель так называемой второй подписи.

До недавнего времени эта компетенция регулировалась ФЗ-129 «О бухгалтерском учёте», а также рядом ведомственных положений. Однако, в связи с поправками право второй подписи возникает не автоматически, а по приказу и доверенности директора.

Когда руководитель на месте, с подписью проблем нет. Однако, они могут начаться, когда, к примеру, директор уйдёт отдыхать, а главбух в это время заболеет. Если компания крупная, из этой ситуации поможет выйти приказ на право подписи первичных документов, оформляемый заранее.

Его составление влечёт за собой ряд плюсов. Так, указанная проблема будет решена, ведь шансы, что первичные документы окажутся неподписанными, минимальны. Да и в целом назначить можно любого сотрудника, располагающего доверием и ответственностью, ограничений нет. Лучше всего подойдёт тот, кто непосредственно работает с первичными бумагами (заведующий складом, старший кассир) и т.д.

Минусы – расширение полномочий чревато снижением исполнительной дисциплины. Кроме этого, следует убедиться в том, что кандидатура надёжная. Делегировать право подписи — это ответственный шаг, к которому стоит подойти серьезно.

Как делегировать право подписи и зачем это нужно

Многие действия внутри предприятия стоит оформлять документально. Если в ряде случае делать этого необязательно, то в вопросе передачи права подписи —необходимо.

Помимо приказного порядка существует ещё другой способ передать право подписи. Можно обратиться к нормам ст. 185, 185.1 ГК РФ и оформить доверенность, которая позволит также подписывать документы конкретному лицу.

Отличие этого действия заключается в расширенных возможностях доверенного лица. С этой бумагой можно визировать документы за пределами предприятия, заключать ГПД. Разумеется, если об этом идёт речь в доверенности.

При этом доверенным лицом может быть необязательно сотрудник компании. В этом одно из главных отличий документа. Срок полномочий также может быть любым. При заключении доверенности следует думать и о рисках.

Как оформить приказ на предоставление права подписи

Законодатель не определяет фиксированный бланк, которому нужно следовать. В расчёт берётся то, что компания располагает фирменным бланком, на котором можно выполнить указанный документ.

Если на предприятии действует локальное положение по делопроизводству, стоит использовать бланк, закреплённый им, в качестве приложения. Если такого нет, то вновь созданный образец приказа на право подписи генерального директора стоит продублировать и приложить к положению на будущее.
Для оформления приказа не требуется какого-либо первичного документа, к примеру, письменного согласия. Об этом не идёт речи в законе или других нормативных актах. Предполагается, что необходимость наделить правом подписи возникает у директора, который выступает в качестве инициатора.

В то же время заставлять сотрудника подписывать какие-либо документы, особенно бухгалтерской отчётности, противозаконно. Поэтому следует заранее обсудить вопрос с предполагаемыми кандидатами и простимулировать их, к примеру, издать параллельный приказ о поощрении.

В случае необходимости изданный документ может быть также отменён, отдельным приказом.

Когда кандидат определён, и стороны обсудили планируемые действия, следует приступить к оформлению бумаги. Приказ может составляться на фирменном бланк или простом листе А4, с указанием реквизитов компании, где в «шапке» обязательно должны быть название, адрес, регистрационные коды.

Далее структура документа имеет следующий вид:

  • Дата, номер регистрации приказа, город.
  • Заголовок, преамбула. Здесь отображаются основания для принятого решения и цели издания документа.
  • Основной текст. После слова «приказываю» у левого края листа, по пунктам, пишется формулировка, наделяющая конкретного работника новыми правами. Здесь важно перечислить категории бумаг, которые сотрудник сможет визировать, перечень ситуаций, когда правомочны действия избранного лица и так далее. Стоит быть осторожным с формулировкой «любые документы».
  • Срок действия. Право подписи не всегда означает бессрочное действие. Перед делегированием стоит подумать, есть ли смысл назначить одного человека на некоторое время, а затем изменить на другого.
  • Резолютивная часть и приложения. Приказ на право подписи документов требует подписи назначенного сотрудника. Она оформляется отдельным приложением.

В резолютивной части свою визу ставит генеральный директор и доверенное лицо. В дополнение к этому последний письменно выражает согласие с возложенным правом.

Приказ составляется в единственном экземпляре. Оригинал хранится в отделе кадров компании или у делопроизводителя. В случае надобности может быть выполнена заверенная копия.

Образец приказа на право подписи

Учитывая рекомендации, образец приказа будет выглядеть так:

Общество с ограниченной ответственностью «Образец»

123456, г. Москва, ул. Образцовая 12, ИНН 123456789,

ОГРН 987654321, КПП 123456

27 апреля 2019 г.                                                                                                    г. Москва

ПРИКАЗ №123

«О предоставлении права подписи первичных документов»

С целью выполнения требований Федерального закона Российской Федерации «О бухгалтерском учёте» №402-ФЗ от 06.12.2011 г., а также с целью оптимизации документооборота ООО «Образец:

Приказываю:

  1. Предоставить главному бухгалтеру ООО «Образец» Иванову И.И. право подписи всех первичных и налоговых документов
  2. Контроль выполнения приказа оставляю за собой

Генеральный директор ООО «Образец»                                                             Петров П.П.

С приказом ознакомлен:

Главный бухгалтер ООО «Образец»                                                                               Иванов И.И.

Содержание документа может отличаться в зависимости от назначения права подписи. Можно включить в приказ ни одного, а нескольких человек, к примеру, заместителей.

Хранение и уничтожение приказа на право подписи

Документ действует на протяжении трудовой деятельности директора и доверенного лица. Когда кто-либо из них покидает пост, приказ теряет юридическую силу. В этом случае потребуется издание нового, но только если пришедший руководитель увидит в этом необходимость.

Тем не менее, приказ следует хранить даже после утраты юридической силы. Документ списывается в архив, где хранится установленный номенклатурой срок. В течение этого периода к нему можно обратиться по служебной необходимости. Также документ может быть изъят в процессуальном порядке.

Для уничтожения приказа следует также соблюдать законодательную процедуру. Просто так ликвидировать архивные бумаги нельзя, нужна комиссия. Сотрудники коллегиально проводят экспертизу каждого локального акта, результаты фиксируются в специальном акте. Лишь только в случае позитивного решения следует процесс уничтожения. Для этого пользуются шредером или отправляют бумаги на переработку в установленном порядке. Можно ещё сжечь в пределах компании, однако, для этого нужно специально закрепленное место и разрешение пожарной инспекции.

Таким образом, в статье была рассмотрена процедура делегирования полномочий по праву подписи. Это ответственный шаг, идти на который необходимо с полной уверенностью в кандидатах и их исполнительной дисциплине. Наличие приказа формирует юридическое основание для полномочий данных лиц, без которого любые автографы на особых документах будут ничтожны.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (40 голос., средний: 4,30 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>