Первичные документы

Темы: КадрыОрганизация бизнесаСотрудники

Персонал компании, ее контрагенты, контролирующие инстанции, а также ряд иных хозяйствующих субъектов обязаны грамотно организовывать документооборот в рамках своего образования. Это позволят отслеживать производственные процессы, осуществлять контроль за ними и в результате сокращать затраты, увеличивая прибыль. Особое место в данном вопросе занимают первичные документы, с которых начинается любая производственная операция.

Сущность и назначение первичных документов

Первичные документы – это основа, на базе которой происходит учет. Это именно та категория документов, в которой содержится информация о каком-либо хозяйственном действии. Они могут составляться в электронной или письменной форме. В свою очередь, хозяйственное действие или операция – это мероприятие, которое определяет факт изменения в составе имущества, его размещения, перемещения или источник его появления. Первичные документы – это те бумаги, которые должны составляться во время операции или же сразу после окончания действия отмеченной процедуры.

Организации обязаны вести контроль затрат и поступлений с помощью рассматриваемых документов. На их основании определяется налогооблагаемая база, объем обязательных платежей и сборов к уплате, поэтому и ведение первичных документов обязательно. Из этого следует, что налогоплательщики не могут сформировать налоговые декларации без первичной документации, заверенной их визой и печатью (при ее наличии).

В жизни фирмы значение первичных документов довольно велико. Их данные важны для составления статистической, управленческой и налоговой отчетности. Указанные сведения также могут помочь в решении судебных конфликтов. Однако первичные документы так же, как и другие, имеют силу только при условии, что определенный хозяйственный процесс на самом деле осуществлялся.

Общие требования и реквизиты первичных документов

К общим требованиям относительно первичного документа относятся:

  • Дата, когда бумага была составлена. Так как любая документация должна быть подкреплена фактом совершения действия, то первичный документ должен быть составлен сразу после операции или на протяжении ее реализации;
  • Наличие неотъемлемых реквизитов: название документа, дата создания, название организации, составляющей его (наименование контрагента, для которого сформирован документ), суть операции, единицы измерения, сотрудники, ответственные за оформление бумаги и совершение хозяйственной операции, визы приведенных субъектов, а также печать при наличии. Все, вышеуказанные данные наделяют документ юридической силой;
  • Дополнительные сведения: ОГРН фирмы, номер документа, банковские реквизиты и т. д.;
  • Вид документа: электронный или заполненный от руки;
  • Определенная форма (бланк). Некоторые предприятия имеют особую, разработанную самостоятельно форму документа;
  • Исполнение всех правил оформления документа. Записи делают черным цветом и, если документ заполняется от руки, то только такой пастой, которая бы могла сохранить документы в должном виде на весь период их хранения;

Отдельно стоит рассмотреть процесс визирования документов. Бумаги подписываются непосредственно управленцем предприятия или субъектами, обладающими правом подписи. Виза также должна быть подкреплена печатью при ее наличии, а электронная подпись накладывается в соответствии с действующим законодательством.

Обработка и хранение первичных документов

Любые бумаги требуют проверки, и первичные бумаги не исключение. Контролирующие инстанции обращают внимание на особенности оформления следующих реквизитов:

  • Форма составления. Проверяется точность наполнения документа, отсутствие ошибок, пробелов в заполнении, наличие всех обязательных реквизитов, контролируется наличие подписей и печатей (при их актуальности для конкретной компании);
  • Смысловое наполнение. Проверяется легитимность хозяйственного мероприятия, ее целесообразность, логичная связь и соответствие показателей в данном документе другим сопроводительным бумагам;
  • Арифметика. Проверка вычислений, подсчетов, надбавок, наценок и т. д.

Если обнаружено, что документ составлен неверно, то его отдают для исправления ошибок. Если же документы составлены верно, то их передают руководству для дальнейшей обработки.

С первичной документацией уместно проводить следующие действия:

  • Оценка стоимостей в документе. Это определение стоимости хозяйственной операции, которые зафиксированы в документе;
  • Группировка. Документы объединяются по типам хозяйственной деятельности, операции и виду учета. Сама по себе группировка – это так называемая систематизация документов по схожим признакам для получения каких-либо более обширных данных для отчетов;
  • Распределение по счетам. В документе указывается корреспондентский счет, которому он соответствует и заносится в программу.

Все документы, касательно которых завершили проверку и обработку, должны быть отмечены, для того чтобы их не использовали в следующий раз. Такой признак может быть разным, например, установка даты, которой документ был введен в программу, соответствующая пометка в виде штампа или подпись лица, который обработал бумагу.

Важно помнить, что если к документу, такому как приходный или расходный кассовый ордер, прилагаются наличные средства, то в обязательном порядке на документах должна быть печать, штамп или подпись о получении финансовых средств с указанием даты.

Для сбережения документов следует составить их реестр. Он нужен для того, чтобы все документы хранились в едином порядке, а также для обеспечения правильного учета и скорого поиска информации. Документы чаще всего группируются в хронологическом порядке и хранятся по месту их формирования. Минфин РФ определил сроки хранения такой документации. Например, счета-фактуры, регистры фискального учета, книги учета покупок и продаж, а также все документы, которые требуются для расчета налогов, должны храниться, как минимум, 5 лет. Начало отсчета определяется с момента последнего упоминания документа в отчетности, в соответствии с Письмами Минфина РФ № 03-07-11/45829 от 19.07.2017г., а также № 03-11-11/104 от 30.03.2012г. Такие бухгалтерские документы как накладные, акты, оборотно-сальдовые ведомости хранятся также 5 лет.

Если фирма списывает убытки за прошлые года, то такие документы должны храниться дольше настолько, насколько будут переноситься убытки.

Если предприятие избавится от документов раньше положенного срока, то инспектор по проверке может снять расходы или НДС, так как они не будут подтверждены документально. После этого на фирму будут дополнительно начислены санкции, пени, штрафы. Также предприятие могут оштрафовать от 10.000 руб. до 30.000 руб. за отсутствие первичных документов, исходя из ст. 120 НК РФ.

После того, как срок хранения документов истечет, они подвергаются утилизации. Для этого руководитель предприятия собирает комиссию, которая в начале каждого года проверяет, какие документы подлежат уничтожению. Комиссия составляет акт, в котором указан перечень первичных документов или любых иных бумаг, срок хранения которых истек, акт визирует директор и после этого документы правомерно уничтожить. Большие компании иногда пользуются услугами специальных организаций, которой передают документы на утилизацию по накладной, а та составляет акт об их уничтожении.

Классификация первичных документов

Стоит обратить внимание на классификацию первичных документов. В частности, такие документы следует классифицировать:

  • По предназначению. Бывают документы для распоряжений, для исполнений и комбинированные. В распорядительных документах содержатся указы, распоряжения руководителя подразделения, предприятия, указания об изменениях в производстве или о выполнении какой-либо хозяйственной операции. К исполнительным документам относятся акты приема материалов, акты приема или выбытия основных средств, материалов и т. д. Их визируют лица, ответственные за исполнение хозяйственной операции (начальник участка, мастер цеха, кладовщик и т. п.). Комбинированные документы – это приходные и расходные кассовые ордера, ведомости по зарплате, авансовые отчеты и проч.;
  • В бухгалтерском учете первичная документация бывает однократной и накопительной. Однократные документы составляются на каждую операцию предприятия и используются единоразово. Накопительные документы формируются на протяжении всего периода действия операции, собирая бумаги с однотипных хозяйственных процедур. В конце периода высчитывается итог и создается один документ по этим показателям.

От качества документов зависит и качество всего документооборота и учета предприятия. Основой построения бухгалтерского, управленческого и налогового учетов являются первичные документы. Грамотно, корректно и своевременно зарегистрированные распорядительные и исполнительные документы вносят плановость и дисциплинированность системы бухгалтерского учета.

Таким образом, первичные документы помогают глобально проанализировать деятельность организации с целью обнаружения скрытых резервов, выявления ошибок, нахождения потерь и недостач. В процессе обработки документов также контролируется правильное соблюдение расчетной кредитной и кассовой дисциплины, осуществляется контроль за рациональным и обоснованным расходом ресурсов предприятия, как материальных, так и трудовых.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (20 голос., средний: 4,50 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>