Первичные документы бухгалтерского учета

Темы: КадрыОрганизация бизнесаСотрудники

Первичные документы – это база, на которой строится бухгалтерский учет. Именно благодаря отмеченным бумагам, хозяйственные операции берут свое начало в части документального оформления. Немаловажную роль «первичка» играет также в структурировании налоговых выплат компании. Ответственным за составление отмеченных бумаг зачастую является узкопрофильный бухгалтер. Важно не допускать ошибок при формировании первичных документов, так как допущенная неточность может в итоге исказить информацию обо всей операции.

Значение первичных документов в бухгалтерском учете

Первичные документы бухгалтерского учета – это специфические бумаги, посредством которых в компании оформляются хозяйственные операции. Первичная документация – это обязательные формы в системе бухгалтерского учета в соответствии с положениями ФЗ № 402 от 06.12.2011г.

Конкретизированного перечня с обязательными первичными документами не существует. Однако есть ряд первичных бумаг, без которых невозможно и противозаконно заключать сделки. Например, без накладной невозможно в полной мере доказать определенную поставку, а акт приема-передачи во многом является основным доказательством осуществления каких-либо работ.

Более того – большинство форм первичных документов не имеют унифицированного бланка. Предполагается, что компании могут самостоятельно разрабатывать отмеченные шаблоны документов, учитывая все нюансы конкретного вида деятельности.

Перечень первичных документов в бухгалтерском учете

Каждая компания вправе использовать любые требуемые формы первичной документации. Однако наиболее распространенный список первичных документов бухгалтерского учета представляют такие бумаги:

  • Договоры. Указанные документы содержат в себе конкретизированные условия сделок, отражают ответственность субъектов сотрудничества, фиксируют финансовые обстоятельства сделки и т.д. То есть, в соглашениях должны отражаться все базовые условия по проводимой хозяйственной операции. Договор – один из первых документов, оформляемых между сторонами, на основании которого в дальнейшем реализуются их обязательства;
  • Счета. Посредством отмеченного типа первичной документации покупатель визирует свою платежеспособность, доказывая, что может оплатить товар или услугу от компании, выставившей счет. Помимо прочего, в счетах нередко дополнительно отмечаются нюансы различных сделок, например, разовая скидка или особые услуги. Если же в ходе сделки одной из сторон будут выявлены нарушения, то она сможет правомерно требовать компенсации на основании счета;
  • Накладные. В указанном типе первичной документации отражается полный список всей продукции или сырья, передаваемого покупателю. В большинстве случаев составляется 2 и более экземпляров накладных для обеих сторон сделки, а также, например, для контролирующей инстанции;
  • Акты. В частности, речь идет о документе, доказывающем прием и передачу определенных работ или услуг. Такой акт фактически является основным доказательством фактического предоставления определенного объема услуг. При этом получатель должен внимательно сверить факт со сведениями из акта, и только после этого подписать документ;
  • Расчетные ведомости. Подразумеваются такие бумаги, в которых фиксируются все нюансы, связанные с исчислением заработной платы сотрудников. Такая первичная документация содержит в себе все детали предоставления зарплаты, включая расчет доплат, надбавок, премий, отпускных, больничных, сумм мат.помощи и проч.;
  • Акты по форме ОС-1. Таким актом оформляется мероприятие по выводу или вводу основного средства в эксплуатацию;
  • Кассовые документы. Наиболее распространенными кассовыми документами в настоящий момент являются ПКО и РКО, а также кассовая книга. В указанных бумагах фиксируется информация касательно финансового аспекта осуществленной сделки.

Классификация первичных документов в бухгалтерии

Так как законодательство не регламентирует четкого исчерпывающего списка первичных документов, их классификация условна и может дополняться на каждом конкретном предприятии, исходя из особенностей деятельности и потребностей в документальном оформлении операций. Так, внутренние первичные документы классифицируются следующим образом:

  • Распорядительные бумаги. В указанных документах фиксируются те сведения, которые должны быть предоставлены персоналу предприятия, обособленным подразделениям, а также их управленцам. Посредством таких документов головное управление публикует приказы, которые должны четко соблюдаться и реализовываться;
  • Исполнительные документы. В них фиксируются такие факты, которые визируют осуществление каких-либо хозяйственных операций, а также особенности их завершения;
  • Бухгалтерские первичные документы. Подразумеваются обобщающие бумаги, необходимые для систематизации информации, возникающей по ходу производственной деятельности в рамках всего предприятия.

Важно подчеркнуть, что при определенных условиях, документ может иметь сразу несколько классификационных признаков, в зависимости от сферы применения. Помимо рассмотренного, также существует разделение по внешнему виду первичной документации, а именно: книги, карточки и свободные листы. В соответствии с вариантом ведения документа, актуальна следующая классификация:

  • Хронологические документы. Подразумеваются такие бумаги, в которых хозяйственные операции фиксируются последовательно – от самой первой процедуры, постепенно, до завершения конкретных работ;
  • Систематические регистры. Предполагается такая документация, в которой отражаются сделки финансового содержания. Например, кассовые книги;
  • Комбинированный вариант первичной документации.

Также следует выделить еще один классификационный признак – содержание сведений, отражаемых в документах. Разделение происходит в таком виде:

  • Синтетические регистры. Пример – журнал-ордер;
  • Аналитические документы. Пример – ведомости;
  • Комбинированные бумаги. Подразумевается такая документация, в которой соединяются признаки обеих вышеприведенных категорий (то есть, и синтетического, и аналитического учета).

Особенности составления первичных документов в бухгалтерии

Несмотря на отсутствие ряда регламентированных форм, законодательство, тем не менее, приводит перечень общих правил, которым должны соответствовать оформляемые первичные документы. Так, на основании ст. 9 ФЗ № 402, первичка должна включать в себя такую информацию:

  • наименование бумаги и дату ее оформления;
  • общую информацию о субъекте, который составил документ (название компании);
  • сущность реализуемой хозяйственной операции, с целью оформления которой создается данная бумага;
  • финансовые исчисления, уместные для данной сделки;
  • визы ответственных субъектов, которые отвечают за реализацию фиксируемой хозяйственной операции.
Если в документе будут неточности (как в смысловом наполнении, так и в оформительской сфере), то представители контролирующих инстанций могут запросить переоформление документа, а также, в определенных ситуациях, наложить санкцию на составителя.

К общим рекомендациям относительно грамотного оформления первичной бухгалтерской документации относятся такие позиции:

  • уместно заполнение от руки, обычной шариковой ручкой черного или синего цвета. Если оформление происходит на компьютере, следует распечатывать документ в черном стандартном цвете;
  • оформление документа требуется начинать тогда, когда хозяйственная процедура фактически происходит. Важно отметить, что оформление первичного документа после завершения сделки допускается, но в крайних случаях;
  • все результаты исчислений должны прописываться как в формате цифр, так и словами. Необходимо минимизировать возможность двойственной трактовки и подделки. Возле каждой суммы должна проставляться виза ответственного субъекта;
  • следует заполнить все пункты бланка. Если же какой-то информации нет, то строку не следует оставлять пустой – ее следует перечеркнуть, изобразив «Z».

В случае, когда в первичную документацию бухгалтерского характера требуется внести корректировки, то строго запрещается использовать штрихи и корректоры. Однако исправления допускаются в таком формате:

  • контурная корректировка. Подразумевается перечеркивание неправильной информации тонкой линией, после чего рядом следует указать верные сведения. Важно также сделать приписку «Исправленному верить», указав при этом дату внесения корректировок и проставив визу ответственного субъекта. Тем не менее, крайне не рекомендуется исправлять сведения в платежных и кассовых документах. Более уместным видится создание нового документа;
  • оформление дополнительной записи. Такой вариант актуален в тех условиях, когда общие показатели сделок оформляются со сниженными данными. Чтобы документ не создавать заново, правомерно сделать несколько добавочных бухгалтерских проводок на отсутствующие средства, чтобы в итоге операция была корректной;
  • сторнирование. Неправильная запись корректируется путем внесения отрицательных показателей. Все неграмотно внесенные данные дублируются красным цветом, после чего прописываются уместные показатели.

Первичная документация может потребоваться как для внутреннего документооборота, так и для проверок в контролирующих инстанциях. Корректность оформления снижает риск неграмотного исхода каждой конкретной сделки.

Особенности хранения и организации учета первичных документов в бухгалтерии

Учет любой документации, в том числе и первичной, должен быть организован таким образом, чтобы каждый документ был зарегистрирован в компании. Это требуется для снижения рисков потери и порчи бумаг. Ответственный субъект должен вести определенные регистры, в которые вносятся базовые реквизиты входящих и исходящих первичных бумаг. Наличие отлаженной системы регистрации во многом является основой оперативного и качественного документооборота всей компании.

Срок хранения первичной документации составляет, как правило, 5 лет. В Приказе Министерства Культуры РФ № 558 от 25.08.2010г. приводятся такие правила хранения:

  • распорядительные документы хранятся, как минимум, 75 лет, если затрагивают в своем тексте основную деятельность компании, и 5 лет – если приказ публиковался по административному вопросу;
  • бланки, которые регламентируют ведение и реализацию хозяйственных операций, должны храниться также не менее 5 лет.
Сроки хранения электронной документации аналогичны отмеченным срокам касательно их бумажных эквивалентов.

Таким образом, первичная документация – основа оформления хозяйственных операций на любом предприятии. Нанимателям необходимо заблаговременно наладить учет и реализацию данных бумаг, что позволит избежать возможных конфликтов с контрагентами и контролирующими инстанциями в будущем.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (30 голос., средний: 4,40 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>