Обязательство о неразглашении персональных данных работников

Темы: ДокументыКадрыОрганизация бизнесаОхрана труда

Обработка личных данных подчинённых сопровождается определёнными ограничениями по их распространению. В связи с этим большинство предприятий и организаций прибегают к использованию такого документа, как обязательство о неразглашении персональных данных работников. Поскольку ответственность за обнародование сведений вполне реальна, используется оно практически во все сферах деятельности. Далее будет рассказано, как его составлять.

Персональные данные работников – что это

В трудовой практике нередки ситуации, когда компании требуются персональные данные работников. Они представляют собой частичную личную информацию о подчинённых, запрашиваемую на законных основаниях при указанных в нормативно-правовых актах обстоятельствах.

Следовательно, к ним относится любые полезные факты и события, позволяющие произвести идентификацию личности.

Стандартно в перечень сведений входят:

  • Фамилия и инициалы;
  • Дата рождения;
  • Уровень образования;
  • Гражданство;
  • Адрес проживания;
  • Место текущей или предыдущей работы;
  • Семейное положение и дети;
  • Биометрические данные и другие сведения;
  • Номер контактного телефона, почта;
  • Фотографии.

Кто имеет доступ к персональным данным

Сведения о подчиненных поступают в распоряжение других лиц только в случаях, предусмотренных законодательством.

Согласно деловой практике, доступ к персональным данным открывается:

  • Кадровой службе при трудоустройстве лица на должность;
  • Руководству предприятия при изучении резюме и обращении к личному делу сотрудника;
  • Отделу бухгалтерии для проведения необходимых начислений по зарплате и составлению отчетности для налоговой службы;
  • Юридической службе.

Обычно ответственность за неразглашение закрепляется за одним или несколькими работниками, рабочий процесс которых подразумевает обязательную обработку данных.

Количество таких лиц на высшем уровне не устанавливается, поэтому компания определяет их число самостоятельно, опираясь на собственный опыт и отстаивая свои интересы.

В полномочия этих людей включается:

  • Проведение контрольных мероприятий по соблюдению норм законодательства;
  • Инициация ознакомления сотрудников с внутренними положениями, связанными с правилами идентификации.

Когда и для чего составляется обязательство о неразглашении персональных данных

Возможность исполнять должностными лицами разных служб свои обязанности реализуема только при условии документального подтверждения их намерения держать в тайне персональные сведения коллег.

Администрация предприятия составляет специальный приказ, где очерчиваются функциональные границы сотрудника, чья работа затрагивает личные данные остальных.

Кроме того, каждый из таких работников подписывает официальную бумагу – обязательство о неразглашении данных.

Её наличие обязательно в следующих ситуациях:

  • Подтверждение согласия лица не распространять обрабатываемые сведения, находящиеся на бумажном или цифровом носителе;
  • Реализация положений должностной инструкции сотрудника, ответственного за обработку сведений.

Каким внутренним документом устанавливают ответственность за неразглашение

Подписываемое обязательство регулируют такие локальные нормативно-правовые акты:

  • Распоряжения и приказы руководства;
  • Трудовые договоры;
  • Должностные инструкции;
  • Другие положения предприятия.

Несмотря на приведенные акты, основным документом, регламентирующим использование личных сведений, остается закон «О персональных данных» в актуальной редакции.

На базе указанных документов составляют Положение о работе с личными сведениями сотрудников, являющееся основанием для формирования обязательства по сохранению конфиденциальности.

Содержание последнего документа включает:

  • Ключевые положения касаемо персональных данных;
  • Алгоритм получения и систематизации информации;
  • Правила хранения данных;
  • Порядок применения, обработки и применения сведений.

Как составить соглашение о неразглашении: образец

Поскольку законодательство не содержит строгих требований к составлению обязательства о неразглашении персональных данных работников в 2020 году, типовая форма бланка разрабатывается каждым предприятием самостоятельно.

Организация вправе вносить пункты про использование ответственным сотрудником информации при отсутствии автоматизации, классификацию конфиденциальности материала и так далее.

Ключевыми элементами обязательства о неразглашении являются:

  • Название бланка (указывается по центру);
  • Ф.И.О. сотрудника, от чьего имени пишется документ, и его паспортные данные;
  • Полное наименование организации, где работает человек, и ее фактическое местоположение;
  • Основание для получения доступа к личным данным;
  • Подробный перечень личных данных, на которые направлена работа должностного лица;
  • Пункт о принятии работником области деятельности и конкретных функций;
  • Пункт о принятии обязательства по сохранению данных;
  • Обязанность сообщать руководству о попытках несанкционированного доступа к подобным сведениям;
  • Подпись сотрудника.
Чаще всего в образце обязательства повествование ведется от первого лица и начинается со слова «Я». Впрочем, это не аксиома.

Когда составляют обязательство, а когда договор о неразглашении

Выбор зависит, прежде всего, от лица, в чьих руках на данный момент находится личная информация работников. Если по приказу руководства ее использует ограниченный круг лиц и только в пределах компании– лучшим решением будет оформление обязательства по установленному примеру.

На момент нахождения бухгалтерской и иной документации в руках аутсорсера компании целесообразно подписать договор о неразглашении.

Принципиальное различие вызвано тем, что в последнем четко регламентируются условия и ответственность за передачу сведений одной стороне другой. Принимающее лицо обязывается гарантировать защиту полученной информации, а также придерживаться зафиксированных правил по обработке данных.

Ответственность за нарушение обязательства о неразглашении

Как и любой другой документ предприятия, связанный с определенными направлениями деятельности рабочего коллектива, образец обязательства о неразглашении персональных данных работников прописывает степень ответственности за нарушение указанных положений.

В зависимости от способа неисполнения, устанавливается несколько видов ответственности, а именно:

  • Дисциплинарное наказание в виде замечания или выговора;
  • Штраф в размерах, указанных КоАП;
  • Увольнение в соответствии со статьей ТК;
  • Уголовное наказание согласно положениям УК РФ.

Соглашение о сохранение в тайне персональных данных – важная часть устойчивой деятельности компании, поэтому всем связанным с подобной информацией сотрудникам важно строго его соблюдать.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (5 голос., средний: 4,80 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>