Номенклатура дел отдела кадров

Темы: ДокументыКадрыОрганизация бизнеса

Масштабы деятельности компании предопределяют организацию её документооборота. Если работа предприятия держится на достаточно большой численности сотрудников, то в обязанности отдела кадров входит довольно обширный перечень. Ведь все внутренние приказы, распоряжения, заявления и прочие документы требуют постоянного учета и оперативного контроля, что предполагает систематизацию. В этом случае на помощь приходит составление номенклатуры дел отдела кадров.

Что такое номенклатура дел и зачем нужна

В обязанность кадровых служб входит обеспечение и сохранение установленного порядка ведения, хранения и использования документации.

Чтобы не допустить нарушений правил, работники прибегают к формированию специального документа, отражающего перечень официальных бумаг по периодам – номенклатуры дел. Она заверена живой подписью должностного лица. В целом, потребность заведения номенклатуры обусловлена необходимостью совершенствования кадровой работы и стремлением к упрощению системы документооборота.

Номенклатура дел позволяет:

  • Оперативно предоставить запрашиваемую информацию;
  • Своевременно отправить документацию в архив;
  • Учитывать приказы и распоряжения разного срока действия;
  • Оставлять акты на доработку или хранение;
  • Сохранять важные сведения при реорганизации или ликвидации компании;
  • Сконцентрировать данные из распоряжений высшего руководства в адрес подчиненных;
  • Уточнять хронологический порядок поступления бумаг;
  • Обеспечить должное хранение в рамках установленных сроков;
  • Составлять акты на уничтожение по наступлению случая.

Виды номенклатуры дел

Согласно стандартной классификации, проверенной многолетним опытом, в деловой практике используются несколько видов номенклатуры дел:

  • Общепринятая (составляется с расчетом применения её в нескольких подразделениях или организациях, осуществляющих свою деятельность в одной сфере или отрасли);
  • Примерная (отражается приблизительный список актов, что должны быть внесены в номенклатуру);
  • Индивидуально ориентированная (формируется специально для определенного предприятия с учетом его особенностей документооборота).

Как сформировать номенклатуру дел отдела кадров, нормативное регулирование процесса

Поскольку для любой организации необходимо упорядочение документооборота, поступающий поток документации группируют по нескольким важным блокам (акты, касающиеся личного состава, договоры о труде, должностные инструкции). Формирование начинается исключительно после поступления приказа руководства.

На законодательном уровне не принято четких алгоритмов составления номенклатуры, однако процесс можно условно разбить на несколько этапов:

  • Изучение документального фонда компании с помощью журнала регистрации отдела кадров, данный этап приобретает особую значимость при формировании номенклатуры впервые (затем ежегодно пересматривается);
  • Если составляется не впервые, то первым шагом станет отслеживание последних изменений потока;
  • После исследовательского этапа осуществляется процедура заполнения образца;
  • Проставление по завершению календарного года итоговой записи по установленной форме (служит подтверждением того, что указанный блок передан в соответствующий отдел или архив)

В некоторых организациях собирается комиссия по согласованию формы документа. В этом случае в номенклатуре выделяется отдельная строка, которая заполняется на заключительном этапе. Обязательно в состав включатся:

  • Устав сообщества;
  • Штатное расписание;
  • Приказы, распоряжения руководителей подразделений;
  • Должностные инструкции;
  • Акты по регулированию трудовых процессов;
  • Трудовые договоры и заявления;
  • Документы дисциплинарных наказаний;
  • Копии личных данных сотрудников при трудоустройстве.

Нормативное регулирование по формированию номенклатуры осуществляется в рамках федеральных законов, связанных с обработкой персональных данных, конфиденциальной информацией, трудовыми нормами.

Форма и содержание образца номенклатуры дел отдела кадров

По правилам деятельности архивных служб, для заведения номенклатуры используется специальная форма. Однако при этом не установлено унифицированного варианта, что может привести к возникновению различных вопросов и ошибок. Чтобы их избежать, сотрудники отдела кадров должны обратить внимание на основные элементы оформления: преамбулу и табличную часть.

В преамбуле (шапке) прописываются ключевые данные:

  • Юридическое имя организации;
  • Число, месяц, год утверждения;
  • Фактический адрес расположения компании;
  • Ф.И.О. и должность лица-составителя и лица, принимающего решение об утверждении (обычно им является директор предприятия); их подпись;
  • Название документа по центру.

Таблица на практике включает 5 содержательных колонок:

  • Индекс дела или порядковый номер по факту регистрации;
  • Название дела согласно классификатору документации;
  • Количество дел, томов, частей;
  • Срок хранения и соответствующая статья законодательства, на которую опирается составитель;
  • Примечания (отмечаются важные дополнения к делу, его статус).

Как согласовать, хранить и использовать номенклатуру дел

Составление таблицы, упорядочивающей документооборот, подлежит согласованию. Сам процесс заключается в том, чтобы форма номенклатуры была одобрена архивной службой и экспертной комиссией.

Важно отметить, что для организаций государственной собственности рассматриваемая бумага подлежит хранению в государственных структурах, следовательно, согласование осуществляется только при помощи проверочной комиссии с сопроводительным протоколом.

Номенклатура дел отдела кадров на 2020 год с новыми сроками хранения сопровождается следующими особенностями:

  • Акты одного типа относят в папку с равным временем актуальности;
  • Если документы различаются по периоду, но их необходимо поместить в одно дело, то срок определяется по максимальному из имеющихся;
  • Период закрепляется согласно фиксированному ежегодному перечню по архивной документации (выпускается Минкультом);
  • Положения о кадровых службах, трудовые договоры маркируются пометкой «бессрочное хранение», копии приказов и заявлений – «временное хранение».

Использование номенклатуры осуществляется в рамках инструкций, установленных заведующим архивом.

Порядок внесения изменений в номенклатуру дел отдела кадров

Каждая организация имеет право вносить корректировки в образец номенклатуры дел отдела кадров, рекомендованный актуальным законодательством в области документооборота.

Ниже представлены ключевые особенности порядка внесения изменений:

  • Периодичность исправлений, дополнений – не чаще раза в год;
  • Необходимость должна быть обусловлена появлением нового блока бумаг, если их невозможно отнести ни к одной группе по классификации;
  • Регламентация внесения зависит от способа согласования;
  • В ситуации, когда документ подлежит выходу, он исключается из номенклатуры, а в следующем году уже не отмечается.

Как уточнить номенклатуру на следующий год

Чтобы не было ошибок и неточностей в работе компании, сотрудники обязываются следить за своевременностью отражения записи данных в номенклатуру дел отдела кадров по примеру. Ежегодно должностное лицо анализирует документацию по колонкам, опираясь на сроки хранения. При возникновении объективной потребности (например, переименовано структурное подразделение) работник имеет право изменить название разделов. После пересмотра запускается процедура утверждения на будущий период, для чего оперативно издается приказ руководства.

Грамотно составленная номенклатура свидетельствует о квалифицированном подходе компании к организации документооборота. Правильность оформления значительно упрощает делопроизводство, не допускает простоя в работе.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (9 голос., средний: 4,10 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>