Кассовая дисциплина – что это такое

Темы: БухгалтерияОнлайн-кассыОрганизация бизнеса

Расчеты с помощью наличных денег являются распространенной практикой. Ими оплачивают не только товары в магазине или ЖКУ. Сохраняется практика выдачи наличкой зарплат, платежей по договорам между субъектами хозяйствования, возврат израсходованных работниками средств и т. д. Все наличные расчеты должны проходить по определенным правилам. Эти правила и называются кассовой дисциплиной.

Правила обращения с наличными деньгами

Кассовая дисциплина включает в себя необходимость соблюдения определенных правил по использованию наличных денег в хозяйственной деятельности.

Основные правила прописаны в указаниях ЦБ РФ (3073-У и 3210-У). Первый документ касается осуществления расчетов в наличных рублях, второй — технологии ведения кассовых операций. Эти правила действуют уже на протяжении нескольких лет и каких-либо нововведений в последнее время в кассовую дисциплину не вносилось.

Кассовая дисциплина состоит из нескольких отдельных частей:

  • персонал;
  • техническое обеспечение;
  • документация;
  • ограничения.

Работать с кассой имеют право либо специально нанятые для этого сотрудники (кассиры), либо другие уполномоченные руководителем или собственником работники. Как правило, в небольших фирмах функции кассира возлагают на бухгалтера. В редких случаях кассой занимается сам директор. Самостоятельно может проводить кассовые операции и ИП.

С кассиром заключают договор о полной матответственности. Он отвечает не только за проведение операций в кассе, ведение первичного учета наличных средств, но и за их сохранность. В обязанности этого работника входит проверка правильности заполнения приходных и расходных документов, проверка личности получателя денег и пересчет получаемых (выдаваемых) средств. Кроме того, кассир обязан отражать данные первичных кассовых документов в специальной книге.

Если работников кассы несколько, из них назначается старший кассир.

Он отвечает за ведение сводных документов по кассе, контролирует работу остальных кассовых работников, выдает и получает деньги от других кассиров.

В свою очередь наниматель должен предусмотреть все необходимые меры для сохранности наличных денежных средств. Кассовое помещение обеспечивается ограничением доступа к деньгам, сигнализацией, специальными сейфами для хранения налички и техникой для проведения кассовых операций и их учета (ККМ, ККТ, онлайн-кассы).

Кассовая дисциплина: документы

Проведение кассовых операций предполагает наличие достаточно большого количества документации. Условно ее можно разделить на организационную и учетную.

В первую группу входят различные положения о проведении наличных расчетов (операций в кассе компании), приказы, регламентирующие отдельные элементы кассовой дисциплины.

Во вторую группу входят документы, которыми непосредственно оформляют операции с наличными деньгами:

  • ордера;
  • книги;
  • ведомости;
  • чеки и т. д.
Вести кассовые документы можно как на бумаге, так и в электронном виде.

Для того чтобы иметь возможность оформления электронных документов, сотрудники должны обеспечиваться электронными подписями.

Любое движение средств в кассе должно подтверждаться документами.

При поступлении денег в кассу оформляют приходные кассовые ордера.

При наличии кассовой техники ПКО можно оформлять на группу аналогичных операций.

Например, получение наличных средств из банка, поступление от клиентов в течение операционного дня, возврат подотчетных денег и т. д.

Совокупность операций, оформляемых одним приходным ордером, может определять руководитель субъекта хозяйствования.

Для тех фирм и предпринимателей, которые дополнительно оказывают услуги платежного агента обязательно отдельным приходным документом вести учет поступивших в кассу денег от выполнения функции платежного агента.

Аналогичным образом в течение рабочего дня оформляются и расходные операции. Для их фиксации используют расходные кассовые ордера.

Исключение составляют только расходы, связанные с оплатой труда персонала или другими периодическими выплатами. Их можно фиксировать с помощью расчетно-платежных (платежных) ведомостей.

Дополнительно движение денег в кассе учитывается в кассовой книге. В нее заносят данные в разрезе ордеров или ведомостей. В конце рабочего дня этот документ позволяет сверить остатки по кассе.

Кассовая книга заполняется за каждый рабочий день, когда проводились операции с кассой.

Если движения средств не было, данные в книгу не заносят. При этом нельзя вести учет за несколько рабочих дней.

Платежные агенты ведут две кассовых книги. Одну для учета собственных операций, вторую для отражения средств принятых (выплаченных) в качестве платежного (банковского) агента.

При наличии нескольких кассиров (касс) движение наличных средств между ними, выдача (прием) денег от старшего кассира дополнительно фиксируется в книге учета.

Ограничения на наличные операции

Еще одной существенной составляющей кассовой дисциплины является ограничения на движение наличных средств и единовременное нахождение денег в кассе.

В первую группу можно отнести все те запреты, которые установлены по обращению наличных денег. Они перечислены в указаниях ЦБ РФ № 3073-У.

Платежные агенты не должны расходовать наличные деньги, которые они получили в ходе приема платежей по агентскому договору. Эти средства зачисляются на расчетный счет, а затем передаются организации, в пользу которой проводились платежи.

Для того чтобы рассчитаться по операциям с ценными бумагами, за аренду, займы или азартную деятельность, наличные деньги использовать можно. Только их нужно также снимать/зачислять на расчетный счет. Пользоваться наличной выручкой от реализации продукции или услуг, находящейся в кассе, для этих целей запрещено.

Четко ограничен и перечень ситуаций, когда поступившую в кассу выручку можно сразу же перенаправить на другие цели:

  • выдача заработка или социальной помощи наемному персоналу;
  • расчеты по договорам страхования;
  • оплата товаров, работ или услуг;
  • возврат денег клиентам;
  • расчеты с подотчетными лицами;
  • личные нужды предпринимателя;
  • выполнение функции платежного агента по выдаче средств.
Существует лимит на использование наличных денег при расчетах между субъектами хозяйствования.

По одному договору нельзя оплатить наличными другому бизнес-субъекту более 100 тыс. рублей. Расчетов между обычными физ. лицами и предприятиями (предпринимателями) это ограничение не касается.

Лимиты на сумму денег в кассе

Существует и ограничение на количество наличных денег, находящихся в кассе компании. Этот лимит каждый субъект хозяйствования рассчитывает самостоятельно и закрепляет соответствующим распорядительным документом за подписью руководителя.

«Нулевой» лимит лучше не устанавливать, так как любая копейка в кассе будет считаться перелимитом и привет к проблемам с контролирующими органами. Кроме того, если сдавать всю наличку из кассы в банк, возникнет проблема разменных денег.

Если субъект хозяйствования только зарегистрирован и не вел еще кассовых операций, то лимит можно рассчитать по предположениям о будущем обороте наличных средств.

Например, подсмотреть объемы выручки у конкурентов или выбрать максимальный оборот наличных средств из бизнес-плана.

Формулы для расчета лимитов предусмотрены указаниями ЦБ РФ (3210-У). В зависимости от целей бизнеса, этот показатель может быть рассчитан по приходным либо расходным операциям. Для субъектов хозяйствования, имеющих кассы в удаленных подразделениях, эти лимиты рассчитываются с учетом этих подразделений.

Алгоритм расчета достаточно прост:

  1. Выбрать период с наибольшим значением наличных денег в кассе. Это нужно для того, чтобы в кассе не образовывались перелимиты, либо необходимость незапланированной инкассации возникала, как можно реже. Определить пиковые периоды по наличию денег в кассе можно по кассовой книге или данным бухучета.
  2. Затем нужно определиться с длительностью расчетного периода. Максимальная его граница установлена Центробанком — 92 календарных дня. Минимальный порог субъект хозяйствования устанавливает сам. Он может быть и 1 день, и 10 день, и 91 день.
  3. Следующим показателем, учитываемым при расчете лимита, будет периодичность инкассации или переноса наличных денег на банковский счет. ЦБ РФ также установил временные ограничения для этого элемента расчета. В общем случае он не может превышать 7 дней, а при отсутствии обслуживающего банка в населенном пункте, где действует субъект хозяйствования — 14 дней.
  4. Исходя из первых двух показателей, рассчитывается среднедневной остаток денег в кассе за выбранный период.
  5. Последним этапом расчета будет увеличение среднедневного остатка на межинкассационный период. Эта величина и будет лимитом наличных денег в кассе, который утверждается приказом директора.

Пример расчета лимита

Фирма занимается торговлей бытовой, компьютерной и садовой техникой. Компания определила, что наибольшую наличную выручку она получает в сентябре — октябре.

Таким образом, вводные данные для расчета лимита будут следующими:

Объем наличных денег — 1 568 000 рублей.

Период расчета — 61 день.

Межинкассационный период — 2 дня.

Лимит по кассе: 1 568 000 / 61 * 2 = 51 410 рублей.

Каких-либо законодательных ограничений по срокам действия лимита наличных денег нет.

Каждый субъект хозяйствования самостоятельно решает, в течение какого времени будет действовать лимит. В приказе либо указывают срок действия лимитов (например, год), либо предусматривают пересмотр лимитов по мере необходимости.

В некоторых ситуациях перелимит наличных денег не приведет к негативным последствиям для субъекта хозяйствования.

Центробанк разрешает не соблюдать лимиты во время массовых выплат сотрудникам компании (зарплаты, социальные выплаты, матпомощь и т. д.), и в выходные (праздничные) дни, когда банки не работают.

Контроль кассовой дисциплины

Контролирует соблюдение правил использования наличных денег в расчетах налоговое ведомство.

Инспектора проверяют:

  • наличие и правильность использования кассовой техники;
  • полноту и своевременность заполнения кассовых документов и книг;
  • ведение бухучета по кассовым операциям;
  • соблюдение лимитов;
  • выдачу необходимых документов клиентам;
  • соблюдение ограничений на использование наличных денег.

Когда нарушение кассовой дисциплины выявляется впервые и носит технический характер, либо незначительно по своей сумме, проверяющие могут выдать субъекту хозяйствования предписание на устранение нарушения и предупреждение.

В большинстве случаев, за нарушение правил обращения с наличными деньгами последуют штрафы (КоАП РФ, ст. 14.5, 15.1).

Штраф до 50 000 рублей компания (ИП и должностные лица до 5 000 рублей) может получить за:

  • использование выручки на цели, не обозначенные ЦБ РФ;
  • перелимиты в кассе;
  • ошибки при заполнении кассовых документов и книг.

А вот неправильное использование контрольно-кассовой техники (в тех случаях, когда она должна быть установлена) может повлечь за собой штраф даже в размере неучтенной выручки.

Кроме того, налоговые инспектора могут заподозрить в этих нарушениях попытку уменьшения налогооблагаемой базы и обязать компанию уплатить недоимку и пени по налогам.

При повторяющихся нарушениях или их крупном размере, субъект хозяйствования может быть закрыт (до 90 дней), а должностным лицам запрещено будет занимать определенные должности (до 2 лет).

Кассовая дисциплина для ИП на УСН в 2020 году

Некоторые послабления в кассовой дисциплине установлены для субъектов хозяйствования, относимых к малому и микробизнесу. Попадают в эту категорию не только небольшие предприятия, но и индивидуальные предприниматели.

Таким фирмам и ИП можно не устанавливать лимиты остатков наличных денег в кассе.

Кроме того, у них добровольный порядок использования кассовых книг и ордеров. То есть они могут либо вести эти документы, либо отказаться от их использования. Обороты в этом случае подтверждаются, например, чеками.

Предприниматели могут получать деньги из кассы по дополнительному основанию.

В отличие от юр. лиц, ИП разрешено брать наличные средства на собственные нужды, которые не связаны с ведением бизнеса. Собственники же фирм такой возможности лишены. Необходимые деньги они могут получить только с расчетного счета.

Несмотря на свое название, кассовая дисциплина подразумевает соблюдение всех правил использования наличных денег субъектами хозяйствования. Это и организация работы кассы, и применение определенной техники или документов, и ограничения по обороту наличных.

Менее жесткие правила установлены для предпринимателей и малых компаний, которым позволено применять не все формы документов, а также не устанавливать лимиты наличных в кассе.

За соблюдением кассовой дисциплины следит ФНС. Нарушение правил может обойтись субъекту хозяйствования в значительный по сумме штраф, а также в доначисление налогов и пени за просрочку их уплаты.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (26 голос., средний: 4,40 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>