Приказ об утверждении номенклатуры дел

Темы: ДокументыКадрыОрганизация бизнеса

Ежедневно для обеспечения правомерной бизнес-деятельности компании должен оформляться ряд документов для внутренних и внешних пользователей. С этой целью на предприятии необходимо регламентировать порядок документооборота. Наниматель должен не только закрепить бланки различных документов, но и официально оформить структуру документооборота. Так, кадровые служащие должны заранее ознакомиться с правилами составления приказа об утверждении номенклатуры дел в компании.

Общая информация о номенклатуре дел и ее назначение

Под номенклатурой понимается специфический документ, который фиксирует полный список дел, учитывающих различные документы, используемые во внутренней деятельности фирмы. Номенклатура не является строго обязательной документацией, однако зачастую данная бумага все же внедряется в крупных компаниях и бюджетных организациях, в которых идет активный  документооборот. ИП и представители малого бизнеса внедряют номенклатуру дел редко, так как бизнес-деятельность нередко не нуждается в данной мере.

На крупных предприятиях, в которых трудится большое количество человек, а также фиксируется множество подразделений, все бумаги распределяются по определенным папкам. Каждая такая папка называется «дело». Чем больше компания, тем больше папок. Нередко встречаются предприятия, которые ведут более 200-300 дел.

Чтобы грамотно организовать учет такого количества документации следует опубликовать специальный документ, в котором бы отражалась следующая информация:

  • названия дел;
  • конкретные даты их оформления;
  • период сохранности;
  • количество томов и иная аналогичная информация.

Важно подчеркнуть, что в номенклатуре учитываются не только те дела, которые в настоящий момент являются актуальными, но и те, которые уже устарели. Рассматриваемый документ носит периодический характер, и формируется зачастую не более одного раза в год. Как показывает практика, данная процедура зачастую выпадает на декабрь. В частности, в декабре 2019 на предприятиях должны были оформляться номенклатуры на 2020 год. Тем не менее, пропуск данной даты не является правонарушением, и управленец может устанавливать свои правила по данному вопросу.

Существуют ситуации, когда номенклатуры в обязательном порядке должны утверждаться специальными комитетами, организуемыми именно с этой целью. Подобное, в частности, характерно для бюджетных организаций. В свою очередь, коммерческие компании практически всегда обходятся рядовым распоряжением управленца.

Приказ об утверждении номенклатуры дел не только наделяет ее юридической силой, но и дает возможность реализовать обязанность компании по надлежащему хранению документации в архивах.

Особенности оформления приказа об утверждении номенклатуры дел

Оформлением номенклатуры зачастую занимается документовед. В свою очередь, составление приказа может входить в компетенцию юриста, кадрового служащего, секретаря, управленца и иного сотрудника, который обладает достаточными знаниями и полномочиями для подготовки текста распоряжения. Важно также то, что вне зависимости от составителя, приказ в обязательном порядке должен быть лично подписан руководителем предприятия.

Рассматриваемое распоряжение является актуальным ровно тот период, который будет актуальна конкретная номенклатура. Зачастую данный период составляет один календарный год.

Стандартные правила по оформлению распоряжения об утверждении номенклатуры дел сложились из юридической практики, так как законодательство не регламентирует данных аспектов. В частности, нанимателям рекомендуется заблаговременно внедрить образец документа в кадровое подразделение. Так, общепринятыми реквизитами подобного документа являются:

  • номер и дата оформления документа;
  • название компании;
  • информация о принимаемой номенклатуре, а именно – ее номер, год, в рамках которого документ будет актуальным, а также иные сведения, которые могут быть релевантными в конкретном случае;
  • перечень субъектов, которые являются ответственными за реализацию положений приказа.
Любое распоряжение управленца должно иметь под собой существенное основание. В рассматриваемых обстоятельствах следует отразить, например, следующую формулировку: «С целью соблюдения законодательно установленных норм относительно надлежащего содержания и хранения документации», после чего сделать ссылку на нужный закон.

Приказ рекомендуется оформлять на фирменном бланке компании. Однако если такого нет, уместно составлять текст документа на обычном листе А-4, но с указанием всех базовых реквизитов предприятия.

Проставление печати не является обязательным атрибутом с 2016 года. В случае, когда компания использует штамп в своей повседневной деятельности, то на приказе также рекомендуется его проставлять.

Весь период актуальности распоряжения, оно должно храниться в специализированном месте, наряду с иными распорядительными бумагами. Когда истечет период действия приказа, его следует передать на хранение в архив.

Образец приказа об утверждении номенклатуры дел на 2020 год

В самом начале оформления распоряжения заполняется шапка документа. Необходимо внести следующие сведения:

  • название компании, в которой оформляется распоряжение;
  • номер распоряжения в соответствии с внутренними регистрами;
  • дата оформления бумаги;
  • город, где происходила рассматриваемая процедура.

В основном блоке документа следует изначально прописать основания приказа, которые бы раскрывали цель его составления. Затем отмечается слово: «ПРИКАЗЫВАЮ», после чего по пунктам приводятся распоряжения управленца относительно внедрения номенклатуры в практическую деятельность и назначения ответственных субъектов. В случае необходимости, управленец также может расширять основную часть приказа дополнительными сведениями, характерными для индивидуального случая.

В завершение документа директор предприятия должен проставить свою подпись. Визы также должны отметить все ответственные лица, указанные в тексте документа. Данная процедура будет означать, что субъекты ознакомлены с распоряжением и согласны выполнять задачи по его реализации.

Таким образом, публикация распоряжения об утверждении номенклатуры является необходимым этапом в процессе наделения документа юридической силой. Нанимателю необходимо заранее позаботиться о наличии соответствующего образца в кадровом подразделении.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (19 голос., средний: 4,10 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>