Информационное письмо о деятельности компании

Темы: ДокументыКадрыОрганизация бизнеса

Компании в рамках своей бизнес-деятельности, постоянно сталкиваются с различными изменениями, связанными с внутренними и внешними факторами. Это обуславливает необходимость своевременно оповещать контрагентов и/или членов коллектива об изменениях, различных нововведениях, достижениях предприятия и т.д. Для осуществления данной процедуры уместно использовать образец информационного письма о деятельности компании, на основании которого ответственный субъект подготавливает документ, оповещающий адресатов о последних новостях фирмы.

Общая информация об информационном письме о деятельности компании

Информационное письмо не является обязательным видом документации. Подразумевается, что компания не должна оповещать коллектив или контрагентов о каких-либо новостях из жизни фирмы, если обратное не оговорено в законодательстве. Впрочем, подобная практика распространена, особенно на крупных предприятиях, которые поддерживают свой имидж успешных организаций посредством рассматриваемого документа. Подобное письмо может составляться со следующими целями:

  • информирование адресатов о произошедшем событии и последствиях, которые оно повлекло;
  • мотивация персонала или контрагентов к дальнейшему сотрудничеству и более интенсивной профессиональной деятельности, предоставление премии;
  • повышение престижа конкретной компании посредством демонстрации открытости и наличия знаний о правилах делового этикета.

Зачастую информационное письмо составляет начальник структурного подразделения, которое решает те аспекты, в рамках которых произошли изменения. В частности, наиболее распространенными ответственными субъектами являются:

  • руководитель маркетингового подразделения, если в письме резюмируются определенные корректировки или новости, касающиеся маркетинговых предложений для контрагентов компании;
  • заместитель управленца, если цель письма – извещение персонала компании о каких-либо событиях;
  • кадровый сотрудник.
Текст документа в обязательном порядке должен быть согласован с директором предприятия.

Важно также отметить, что информационные письма могут быть следующих видов:

  • конфиденциальные, которые предназначаются одному конкретному субъекту;
  • публичными, которые охватывают подразделение или более широкую аудиторию.

Письмо должно составляться в деловом стиле, без ошибок. Несмотря на то, что законодательство не регламентирует правила составления бумаги, в нем недопустимо совершение ошибок и грамматических помарок. Письмо должно быть согласованным и последовательным. Также документ не должен быть объемным – практика демонстрирует, что доводимая до адресата информация редко превышает объема половины листа А4.

Существует также общепринятое правило, в соответствии с которым сведения в письме не должны прописываться во фривольной или грубой манере. Не рекомендуется использовать специфическую терминологию и обилие цифровых данных. Фальсифицировать информацию также не следует. Необходимо понимать, что в крайнем случае информационное письмо может стать доказательной базой в суде и приобрести полноценный юридический статус.

Пример составления информационного письма о деятельности компании

Информация должна вноситься в рассматриваемый тип письма следующим образом:

  1. Общая информация о составляемой бумаге. Необходимо отметить наименование компании, которая его составляет, а также дату и город, в котором формировалось письмо.
  2. Приветствие. Рассматриваемое письмо должно носить уважительный и доброжелательный характер, а значит, уместно прописать обращение: «Уважаемые коллеги!» или отметить имя и отчество субъекта, которому направляется документ.
  3. Основной блок информации. Именно в основном тексте необходимо раскрывать, с какой целью составлялся документ. Ответственный субъект должен описать все нюансы изменений или оповестить адресатов и каких-либо новостях.
  4. В заключение письма следует кратко резюмировать суть изложенного, а также проставить визу управленца предприятия. В случае, когда к письму имеется приложение, упоминание об этом также уместно отметить в основном тексте.

В частности, на практике информационное письмо выглядит следующим образом:

ООО «Барбарис»

Информационное письмо

г. Воронеж                                                                                                   19.01.2020г.

Уважаемые работники ООО «Барбарис»!

 

Ставлю вас в известность, что, несмотря на кризис, общее снижения производства и спроса на продукцию, прибыль нашего предприятия за 2019 год составила 43 000 000 (сорок три миллиона) рублей, что на 15% больше, чем в предыдущем 2018 году. На этом основании, я, как директор предприятия, выражаю благодарность всем сотрудникам и постановляю выдачу премии каждому работнику в объеме 4500 (четыре тысяч пятьсот) рублей. Начальники отделов, достигших особо высоких показателей, получат дополнительные выплаты в объеме 15 000 (пятнадцать тысяч) рублей.

Надеюсь, в дальнейшем наше плодотворное и успешное сотрудничество продолжится, и мы с вами будем достигать всё новых и новых высот.

С уважением, директор ООО «Барбарис»

Ювинальев Сергей Петрович

Информационное письмо о деятельности компании: правила оформления

Письмо допустимо составлять на обычном листе бумаги, однако рекомендуется использовать фирменный бланк компании. Также допускается вариант составления документа от руки и на компьютере. Второй вариант более предпочтительный в современной практике. Тем не менее, если письмо адресуется одному субъекту, который занимает высокий пост, рекомендуется составлять документ от руки – это повысит имидж отправителя.

Печать на данном письме не является обязательной, так как компании вправе не использовать штампы с 2016 года. Однако если локальные нормативы постановляют использование печатей, оттиск рекомендуется проставить.

Как и любой иной официальный документ, информационное письмо должно пройти внутреннюю регистрацию в соответствующем регистре.

Отправить письмо уместно следующими способами:

  1. Посредством электронных ресурсов. Данный вариант наиболее распространенный. Он требует только наличия связи и электронного адреса. При этом подобный метод доставки – самый простой и быстрый.
  2. Путем оформления заказного письма на Почте РФ. Это актуально в тех обстоятельствах, когда документ заверен «живой» подписью или составлен от руки.
  3. Посредством иных мессенджеров. Однако подобное уместно только в тех обстоятельствах, когда отношения между адресатом и составителем предполагают возможность общения в обозначенном формате.

Таким образом, информационное письмо призвано оповещать адресатов о каких-либо изменениях в компании и/или мотивировать к дальнейшему труду. Управленцу рекомендуется внимательно относиться к составлению текста бумаги, так как, несмотря на отсутствие регламентации со стороны законодательства, информационное письмо демонстрирует получателю уровень организованности и презентабельности отправителя.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (36 голос., средний: 4,30 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>