Как написать докладную записку

Темы: ДокументыКадрыОрганизация бизнесаОхрана труда

Одним из инструментов передачи информации внутри компании считается докладная записка. Она позволяет довести до сведения конкретного человека необходимые данные, на основании которых принимаются важные решения.

Законодательные основы и виды служебных записок

В России нет единого акта, где были бы закреплены понятия «служебная записка» и «докладная записка», однако есть перечень видов и разновидностей документации, в котором эти термины обозначены.

Они толкуются следующим образом:

  • Служебная записка – сообщение о выполнении какой-либо работы, направленное от одного должностного лица другому.
  • Докладная записка – документ, который адресован руководству фирмы и содержит какой-либо вопрос или предложение, а также выводы.

Также нет единого документа, в котором были бы прописаны сроки составления служебных и докладных записок, однако информация об этом должна содержаться во внутренней документации компании.

Кто, кому пишет докладные записки и в каких случаях применяется

В сознании большинства людей определение докладной записки имеет негативный окрас, поскольку считается, что она может составляться только для дальнейшего дисциплинарного взыскания за:

Но это не все. С ее помощью можно передать работодателю сообщение о ходе работы и ее результатах, оповестить его об отсутствии необходимых трудовых или финансовых ресурсов.

Докладные пишутся руководителями подразделений или отделов. Цель подобных действий – обеспечение вертикальной деловой связи между подразделением и главой организации.

С помощью докладных записок руководитель фирмы узнает о проблемах, существующих в компании.  После их получения стоящий во главе компании человек должен принять решение касательно обозначенного в документе вопроса.

Также руководитель подразделения может написать докладную не только для дисциплинарного взыскания подчиненного, но и с целью получения поощрения со стороны вышестоящего.

В зависимости от содержащейся в документе информации докладные записки бывают следующих видов:

  • Информационная, в которой содержатся данные о результатах проделанной работы, использованных при этом методах и т.д.
  • Отчетная − информирует руководителя о завершении всей работы или конкретного ее этапа, а также о результатах выполнения требований, распоряжений или указаний.
  • Инициативная − составляющий ее сотрудник обращает внимание руководителя на ту или иную проблему подразделения и побуждает решить ее.

Служебные записки пишутся с целью решения конкретных вопросов касательно работы одного сотрудника или всего отдела. их главное отличие в том, что они обеспечивают горизонтальную, а не вертикальную связь. Адресат и адресант служебной записки равны в положениях. Между ними нет прямого подчинения.

В служебных записках делается акцент на определенные проблемы, с которыми составитель не может справиться самостоятельно. Цель данного документа – приковать к проблеме внимание и вынести ее на обсуждение. Работник компании может указать на ту проблему, которая находится в зоне его ответственности.

Правила и рекомендации к оформлению

Внешняя докладная записка заполняется на общем бланке компании и подписывается руководителем. Ее направляют главе конкретного учреждения.

Внутренняя записка отправляется в вышестоящую организацию и оформляется не на бланке, а на листе размера А4.

И тот, и другой тип документа обеспечивают вертикальную связь. Но отличаются  они между собой не только получателем, но и правилами оформления.

Оформление внутренней докладной

Документ должен содержать следующие данные:

  • Название.
  • Полное наименование структурного подразделения.
  • Заголовок к тексту.
  • Сам текст записки, в котором должна содержаться исчерпывающая информация касательно той или иной инициативы, отчета о работе и т.д.
  • Дата составления.
  • Регистрационный номер.
  • ФИО, полное название должности и подпись составителя записки.
  • Информация об адресате.
  • Если есть приложение к записке, информация об этом должна быть в ней указана.

Текст докладной записки может быть разделен на 3 части:

  • Констатирующую, в которой максимально подробно описаны все детали вопроса.
  • Аналитическую, в которой приводятся возможные последствия.
  • Рекомендательную, в которой должны содержаться советы и рекомендации по данному вопросу.

Если документ будет неправильно составлен, его могут признать недействительным и, следовательно, не будут предприниматься действия на основании отмеченной в ней информации.

Особенности оформления внешней докладной

При ее составлении необходимо указать следующую информацию:

  • Полное наименование организации-получателя, ФИО руководителя, реквизиты компании.
  • ФИО и должность составителя докладной записки.
  • Дату и место написания.
  • Регистрационный номер.
  • Название документа.
  • Изложение информации.
  • Предложения по решению проблемы, если в них есть необходимость. Особенно это касается инициативных записок.
  • Если есть приложения к записке, в ней должна содержаться информация об их наличии и количестве.
  • Дата составления документа.
  • Подпись руководителя, ее расшифровка.

Как уже упоминалось, неправильно составленный документ будет недействительным. Более того, ее составитель может получить взыскание со стороны вышестоящего руководства. Вот несколько советов касательно того, как избежать ошибок в написании докладной:

  • Записка должна иметь четкую структуру.
  • При написании нужно следить за лексикой, не допускать разговорных слов, просторечий, а также оценочных суждений. Записка должна быть составлена в деловом стиле.
  • В записке не должно быть орфографических, синтаксических, пунктуационных, лексических и фактических ошибок.
  • Все представленные в документе предложения по решению проблемы должны носить рекомендательный характер.
  • В записке должна быть представлена исчерпывающая информация касательно того или иного вопроса, но излишняя детализация не нужна.
  • Также не стоит пытаться исказить информацию или скрыть какие-либо важные факты.

Образцы докладных записок

Образцы отличаются в зависимости от того, к какому типу относится записка, с какой целью она составлена, и какая информация в ней содержится.

Самые частые образцы приведены далее.

О невыполнении служебных обязанностей работника

Цель этого документа – довести до сведения руководства информацию о том, что в штате есть сотрудник, некачественно выполняющий свою работу.

Докладная должна состоять из двух частей:

  • Основной, в которой содержится информация касательно ненадлежащего исполнения сотрудником обязанностей.
  • Рекомендательной, в которой составитель докладной предлагает меры, которые могут быть предприняты по отношению к работнику.

Также в документе обязательно должны присутствовать следующие данные:

  • ФИО и должность сотрудника, который плохо выполняет свои обязанности.
  • ФИО и должность составителя записки.
  • Подробная информация о том, как именно сотрудник нарушил правила работы и к каким последствиям это привело.

Информация в записке должна быть представлена в таком порядке:

  • Полное наименование получателя, должность и ФИО руководителя.
  • Название и номер записки.
  • Дата составления.
  • Тип записки. В данном случае это будет докладная записка “О невыполнении должностных обязанностей”.
  • Основное содержание.
  • Рекомендации.
  • Должность, ФИО, подпись составителя.

О нарушении трудовой дисциплины(прогуле)

Эта записка составляется в случае неявки сотрудника на рабочее место в необходимое время без веской причины. При ее составлении порядок данных остается тот же, меняется лишь тип документа.

Прогулом не считается отсутствие сотрудника на работе по причинам:

  • Отъезда в рабочую командировку.
  • Взятия отгула.
  • Выполнения профсоюзной или общественной работы.
  • Наличия дополнительных выходных дней.
  • Нахождения сотрудника в отпуске.
  • Выполнения своих рабочих обязанностей вне территории работодателя.
  • Согласованный с руководителем уход с рабочего места по причине плохого самочувствия.

В этих случаях записка о нарушении трудовой дисциплины не составляется, а при составлении должна быть признана недействительной.

После получения такой докладной записки руководитель может предпринять следующие меры:

Но зачастую сотрудника просят уволиться из компании самостоятельно.

О некорректном поведении сотрудника

Докладная записка о некорректном поведении сотрудника – это документ, который составляется в следующих случаях:

  • Оскорбительные высказывания в адрес коллег, клиентов или руководства.
  • Грубое и навязчивое поведение.
  • Использование в разговоре ненормативной лексики даже в случае, если она не произносится с целью оскорбления.
  • Грубые и неприятные жесты в адрес руководства организации, ее клиентов или своих коллег.

Порядок представления данных у этого вида записки такой же, как и у предыдущих. Основная информация докладной (не служебной) записки может быть написана по данному образцу:

“Довожу до Вашего сведения, что 03.07.2005 г. оператор отдела логистики, Иванов Сергей Сергеевич употреблял нецензурные, бранные выражения по отношению ко мне. Прошу рассмотреть вопрос о привлечении Иванова С.С. к дисциплинарной ответственности, согласно внутренним правилам организации.

Оператор по логистике Л.Д. Тихонов”

Об отсутствии работника на рабочем месте

Отсутствие – не то же самое, что прогул. Человек мог появиться на работе, а потом покинуть рабочее место без согласования с руководителем.

Документ, информирующий об отсутствии на рабочем месте, мало чем отличается от образца докладной записки о невыполнении должностных обязанностей. Информация представляется в том же виде, что и в упомянутых выше записках.

Ранее упомянуты причины, по которым сотрудник может отсутствовать в организации.

О появлении сотрудника на рабочем месте в состоянии алкогольного опьянения

В образце докладной записки о появлении работника на рабочем месте в состоянии алкогольного опьянения указаны признаки, по которым руководитель определил нетрезвое состояние работника. Это может быть неадекватное и грубое поведение, сильный запах алкогольного напитка или перегара, неустойчивая походка. Также нельзя приносить на рабочее место алкоголь и психотропные вещества.

При наличии этих признаков руководитель обязан написать докладную. Непринятие мер по отношению к этому сотруднику может привести к плохим последствиям. Особенно это касается предприятий, где крайне важно соблюдать технику безопасности.

Заключение

Таким образом, записки отличаются друг от друга по целям составления, информации, которая может быть представлена в этих документах и по адресатам. Они необходимы для обеспечения грамотного функционирования организаций, а также связи между подразделениями и сотрудниками.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (12 голос., средний: 4,40 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>