Что лучше — электронная трудовая книжка или бумажная

Темы: КадрыОрганизация бизнесаТрудовая книжка

Сейчас в Российской Федерации внедряется система по ведению электронного документооборота в сфере кадрового делопроизводства, и у многих граждан встает вопрос о том, что лучше — электронная трудовая книжка или бумажная. Пока что у каждого трудящегося есть возможность использования любого из этих вариантов, а сам проект по ведению электронных трудовых книжек находится в стадии тестирования. При этом мнения как простых граждан, так и работодателей или специалистов по кадрам, относительно того, какая трудовая книжка лучше, электронная или бумажная, могут быть диаметрально противоположными — в конечном итоге каждый сам решает, что выбрать для себя, исходя из плюсов и минусов каждого варианта.

Какая трудовая книжка лучше — электронная или бумажная, история вопроса

Сейчас одним из основных документов, который удостоверяет факт работы человека и наличие у него необходимого трудового и страхового стажа, является трудовая книжка. Традиционная книжка серого цвета — это документ с более чем столетней историей. В течение долгого времени сведения, отраженные в трудовой книжке, были единственным способом гарантировать себе пенсию. И в случае утери такой книжки, ее восстановление могло быть крайне затруднительным — полностью доказать наличие стажа могло быть даже попросту невозможно.

Конечно, с 1997 года, когда в Российской Федерации ввели СНИЛС, вся система фактического учета стажа и пенсионных отчислений трудящихся начала переводиться в электронный формат и храниться непосредственно в Пенсионном Фонде России. Такой подход позволил избежать возможных злоупотреблений и предоставить гражданам дополнительные гарантии учета их стажа и реализации права на справедливое пенсионное обеспечение.

Сейчас же активно проходят процессы по диджитализации государства — внедрению современных актуальных информационных технологий, в том числе и в сферу кадрового делопроизводства и документооборота. В частности, уже можно заключать дистанционные трудовые договоры без личного взаимодействия работодателя и сотрудника. С 1 января 2020 года россияне уже могут оформить себе электронную трудовую книжку.

Что же представляет собой электронная трудовая книжка? Это — точно такой же документ, в котором отражаются все сведения о страховом стаже человека, но который фактически хранится в базе данных ПФР. Это значит, что данный документ всегда имеется в единственном экземпляре, и всегда содержит актуальную информацию о текущем стаже, одновременно с интеграцией с реестром СНИЛС, что позволяет проверять правдивость сведений и актуальность производимых отчислений.

Пока что переход на электронную трудовую книжку проводится в рамках добровольного решения со стороны работников, которые могут теперь подать работодателю заявление о желании перейти на электронный документооборот и получит свою бумажную трудовую книжку на руки. В то же время, бумажные трудовые книжки, согласно разъяснениям Минтруда, перестанут выдаваться с 2021 или 2022 года, однако все старые документы планируют оставить в качестве действительных.

Соответственно, многие сотрудники остались в недоумении о том, как же им быть. Стоит ли сохранять старую бумажную трудовую книжку и не отказываться от нее, или пора идти в ногу со временем и переходить на электронные документы? Этот вопрос не терпит поспешных решений, и поэтому следует сначала рассмотреть все плюсы и минусы каждого вида этого документа.

Что выбрать — электронную трудовую книжку, или бумажную: преимущества и недостатки

В первую очередь необходимо сказать, что каждый человек все равно будет решать для себя сам, стоит ли ему оставаться верным своей бумажной трудовой книжке, или же переходить на электронную. Но чтобы делать настоящий выбор — следует разбираться в достоинствах и недостатках каждого варианта. К преимуществам электронных трудовых книжек в этом вопросе можно отнести:

  • Отсутствие дополнительных расходов. При первом трудоустройстве, если у человека нет трудовой книжки, ему необходимо компенсировать расходы на ее приобретение. Конечно, это небольшая сумма, однако в контексте целого государства подобная система приводит к достаточно масштабным затратам ресурсов. С учетом того, что изготовление трудовых книжек происходит на специализированном производстве, электронные трудовые книжки должны сэкономить заметную часть денег россиян в целом.
  • Простота получения информации. Получить сведения об электронной трудовой книжке и выписку из нее человек, согласно планам Минтруда, сможет даже без прямого участия работодателя. Таким образом отпадает необходимость посещения отдела кадров и длительного преодоления бюрократических процедур. С учетом того, что трудовую книжку часто сотрудники просят для возможного трудоустройства где-то еще, часто само обращение за выпиской из нее или за оригиналом трудовой книжки в отдел кадров может вызывать подозрения со стороны работодателей и даже приводить к дискриминации на рабочем месте.
  • Снижение кадровых расходов. Электронные трудовые книжки должны оказаться полезными не только для самих сотрудников, но и для работодателей. В частности, предполагается, что работодателям не придется нести расходы на хранение документации — вся она будет надежно защищенной на серверах ПФР.
  • Единство информации. Некоторые сотрудники могут иметь несколько трудовых книжек. А для начинающих работников чаще может быть более выгодным выбросить старую трудовую книжку в принципе, и завести новую. Электронная трудовая книжка не допускает подобных действий и всегда содержит все реальные сведения о трудоустройстве работника, удалить которые из нее нельзя.
  • Дополнительные гарантии сохранности информации. Потеря бумажной трудовой книжки — настоящая проблема, которая потребует многократного подтверждения каждого трудоустройства, и далеко не всегда абсолютно все реальные периоды страхового стажа будут учтены Пенсионным фондом без проблем. В то же время электронный документооборот позволит всегда сохранять все сведения о стаже и не бояться их потери.

Конечно, есть у электронных книжек и ряд недостатков, которые следует учитывать каждой стороне трудовых взаимоотношений:

  • Сложности в использовании людьми, далекими от информационных технологий. Для многих работающих пенсионеров или в целом людей, которые редко работают с электронными документами и компьютерной техникой, электронная трудовая книжка может оказаться слишком сложной для эффективного применения. В то же самое время, порядок работы с бумажным документом совсем простой — книжку нужно просто показать работодателю и отдать при заключении трудового договора. А при увольнении — забрать.
  • Безопасность данных. Наличие единого общего реестра, в котором будут храниться электронные трудовые книжки, может нести угрозу персональным данным россиян. Например, если кто-то получит несанкционированный доступ к этой базе. В то же самое время, большая часть информации, касательно стажа и пенсионных отчислений российских граждан, и так уже находится в электронных реестрах ПФР, поэтому на самом деле реальные риски безопасности на порядок ниже, чем может показаться.
  • Заблуждения и мифы. Многие россияне, к сожалению, со скепсисом относятся к информационным технологиям и стремлению сделать взаимодействие с государственными органами и учреждениями более простым и прозрачным. Конечно, у подобного отношения есть определенные предпосылки — часто электронная документация, особенно на начальных этапах, работает с ошибками и не так как ожидалось. Однако бояться того, что внезапно всю информацию о стаже «потеряют», или что электронная трудовая книжка внезапно «сломается», в любом случае, не стоит.
  • Увеличение нагрузки на кадровиков. Фактически, сейчас внедрение электронных трудовых книжек, в таком виде, в каком оно происходит, приводит к значительному увеличению нагрузки на работников отдела кадров, вместо её уменьшения. Ведь им приходится вести одновременно и электронный реестр трудовых книжек, и бумажный журнал учета их движения. При этом даже после окончательного перехода на трудовые книжки электронного формата, специалистам по кадровому делу еще долгое время придется хранить старые трудовые книжки и продолжать их учет.
  • Невозможность подтверждения старого стажа. Электронная трудовая книжка не предоставляет возможности подтвердить стаж, полученный до 1997 года. Стаж, заработанный до этого периода, придется в любом случае подтверждать иными документами — поэтому полностью отказаться от бумажной трудовой книжки будет нельзя, и придется хранить ее самостоятельно.

Заключение — какая трудовая книжка лучше, электронная или бумажная

Как можно понять исходя из сведений о сравнении преимуществ и недостатков электронного кадрового документооборота, для простого сотрудника разница в использовании электронной или бумажной трудовой книжки минимальная. Однако можно выделить ряд общих принципов и советов, с помощью которых можно принять верное решение:

  • Стаж до 1997 года можно подтвердить только бумажной трудовой книжкой. Если хочется иметь возможность подтвердить стаж до 1997 года, то придется сохранить бумажную трудовую книжку. Конечно, при этом можно перейти одновременно с этим и на электронную, но это скорее прибавит сложностей, в сравнении с тем, чтобы просто продолжать использовать бумажный документ.
  • Скорость оформления пенсии. Если хочется в будущем иметь возможность быстро оформить пенсию — лучше будет использовать электронную трудовую книжку. Так, она уже интегрирована с большинством баз данных ПФР и позволяет в кратчайшие сроки обеспечить оформление пенсии, и в будущем качество сервиса и его возможности будут только улучшаться.
  • Возможность избавиться от «плохой» информации. Если соискатель хочет утаить от работодателя сведения о прошлых местах работы, то ему точно не нужна электронная трудовая книжка. Всегда можно «потерять» старую трудовую и сказать, что никакого опыта работы нет, оформив новый документ. Конечно, потом подтверждать стаж в ПФР может быть достаточно сложно, но это уже нюансы.
  • Возможность быстро получать выписку. Когда соискатель заинтересован в том, чтобы активно заниматься развитием своей карьеры, ему может потребоваться регулярное получение сведений из трудовой книжки. С электронным документом можно будет оформить выписку из нее, не сообщая ничего своему работодателю в принципе, что может значительно упростить поиск нового места работы.

Наконец, следует помнить, что пока что внедрение электронных трудовых книжек в сфере трудовых взаимоотношений в Российской Федерации носит характер пилотного проекта. Поэтому множество аспектов того, как будет использоваться эта форма электронного документооборота в кадровом деле, еще могут неоднократно измениться, что следует учитывать при принятии решения. Пока что, согласно данным статистики, большинство россиян предпочитают продолжать вести бумажные трудовые книжки.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (10 голос., средний: 4,70 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>