Архив организации: что это такое

Темы: КадрыОрганизация бизнесаСотрудники

В хозяйственной деятельности любой организации образуется большое количество различных документов. Большую часть из них необходимо хранить в течение достаточно большого периода времени. Чтобы не загромождать структурные подразделения дополнительными местами для хранения документации, целесообразно создать архив организации.

Архив организации и его функции

Архив организации — это комплекс мер по обеспечению временного хранения документов, которые уже не используются в повседневной деятельности компании, но имеют важное значение.

Архив является:

  • структурным подразделением компании;
  • системой, обеспечивающей длительную сохранность бумажных и электронных документов;
  • комплексом мер по систематизации, хранению и дальнейшей передаче документов в госархивы.

Архивное хранилище может быть создано в подразделении, отвечающем за организацию документооборота в компании, либо выделено в отдельную структурную единицу — архив.

В небольших фирмах формирование и функционирование архива может быть возложено на секретаря, кадровика или бухгалтера. Начиная с бизнеса среднего размера целесообразно вводить в штатное расписание отдельных сотрудников, которые будут заниматься только архивом.

Крупные компании, с разветвленной структурой и большим количеством бизнес-направлений, могут выделять архив в отдельные подразделения.

Конкретные решения по организации архивов необходимо принимать исходя из объема документооборота.

При организации архивного хранения документации необходимо руководствоваться правилами, утвержденными Минкультом еще в 2015 году (приказ № 526).

В первую очередь, архив необходимо обеспечить помещениями для хранения и приема-выдачи документов, а также рабочим местом для архивариуса.

В качестве архива можно использовать подходящие помещения в офисе компании, либо выделить на территории организации отдельное здание для архива.

Помещения должны отвечать определенным требованиям для сохранности архива (приказ № 526).

В первую очередь необходимо обеспечить пожарную безопасность, определенное сочетание температуры и влажности. Кроме того, на бумажные документы не должен попадать свет. Архив нужно располагать как можно дальше от помещений, в которых присутствуют посторонние запахи или вещества, наносящие повреждения бумажным или электронным носителям — пищеблоков, химлабораторий, вольеров для животных и т. д.

Для хранения документов необходимо закупить специальные стеллажи, шкафы и коробки.

Самым простым примером архива организации можно назвать хранение документов в небольших фирмах. Как правило, в таких субъектах хозяйствования все делопроизводство и архивирование документации возложено на секретаря. Рядом с его рабочим местом устанавливают специальный шкаф, в котором и содержатся архивные документы.

Передача документов в архив компании и их хранение

Начиная с самого первого дня функционирования любой фирмы, в ее деятельности образуются различные документы. Для их сортировки и хранения используют номенклатуру дел. По мере надобности документы раскладываются по отдельным папкам — делам.

После того, как документация перестает использоваться в работе, ее передают в архив.

В обязательном порядке архивируют документы с длительными (более десяти лет) сроками хранения.

Документация со сроками хранения менее десяти лет может оставаться в том подразделении, где эти документы использовались в работе.

Вместе с тем, руководство компании, исходя из объема документации, может принять решение о сдаче в архив и дел с короткими сроками хранения.

Один раз в год каждое подразделение подготавливает свои дела для передачи на архивное хранение. Документы формируют в папки, составляют описи и передают архивариусу.

Тот в свою очередь проверяет наличие документов и оформление дел и принимает на хранение.

Систематизируют архив в хронологическом порядке, а внутри временного периода согласно номенклатуре дел или срокам их хранения.

Состояние архива периодически проверяется. Само помещение обследуют дважды в год (в привязке к отопительному сезону) на наличие факторов, оказывающих негативное воздействие на сохранность содержимого архива.

Кроме того, с определенной периодичностью (десять лет для бумажных, пять лет для электронных документов), проверяют их сохранность. Делает это специально созданная комиссия.

По окончании сроков хранения документов назначается их экспертиза. Важные для дальнейшего хранения документы передаются в госархивы. Не представляющие важности бумаги и электронные носители уничтожают.

Учет движения архива ведется в специальном журнале (книге). Один раз в год, по состоянию на 1 января, составляется итоговая запись о наличии, выбытии и поступлениях документов в архив.

В период архивного хранения документы можно получить для работы.

Основанием для их выдачи служит докладная записка либо распоряжение руководителя. Факт выдачи и возврата архивных документов фиксируют в специальной книге.

Передача архива в иные организации

Архив организации не хранится постоянно. Он является составной частью системы архивов. По мере необходимости архивы компаний передаются в соответствующий госархив.

Принадлежность архива организации тому или иному госархиву устанавливается нормативными актами местных органов власти.

Документы передаются в госархив:

  • по окончании срока хранения;
  • при ликвидации компании;
  • по договору между компанией и архивом.

После того, как закончится срок хранения дела в архиве, проводится его экспертиза. Документы, представляющие ценность, передают в соответствующий госархив.

В случае отсутствия правопреемника у ликвидируемого субъекта хозяйствования, архив организации также направляется в государственное архивное учреждение для дальнейшего хранения.

Когда юридическое лицо реорганизуется, его архивные документы передаются на дальнейшее хранение в создаваемую компанию.

Вместе с тем, в процессе хранения архивов может возникнуть необходимость незапланированной передачи части архивных фондов в госархив.

Например, если объем архивируемой документации превысит возможности помещений для их хранения.

В этом случае организация может заключить договор о передаче документов в государственное архивное учреждение до окончания срока их временного хранения.

Хранение архива электронных документов

В настоящее время все больше организаций используют в своем документообороте электронные документы. Их также необходимо архивировать. Процедура формирования дел и их передача на архивное хранение аналогична бумажному варианту документации.

В качестве папки с документами выступает физический носитель информации, на котором создают папку (диск, флэшка). В нее помещают электронные документы. Один носитель содержит одно дело.

Перед формированием электронного архивного дела, необходимо защитить документы от изменений.

Для этого в основном используют PDF-формат файлов.

Во избежание потери или порчи электронных документов, каждое дело оформляют в 2 экземплярах.

Чтобы выполнять прием электронных документов архив компании должен быть оборудован техникой для чтения физических носителей информации (компьютер).

При приеме на хранение архивариус проверяет правильность оформления электронного дела, соответствие его вложений, описи и номенклатуре дел.

По мере совершенствования технологий хранения электронных документов, их перезаписывают на более современные носители.

Раз в пять лет проверяют целостность носителей информации и сохранность самих документов. При необходимости их восстанавливают.

Процедура перемещения электронных документов в госархивы аналогична передаче бумажных архивов.

Таким образом, для хранения неиспользуемых в повседневной деятельности документов в организациях создают архивы. Они предназначены для временного нахождения в них бумажных и электронных документов.

Компания должна обеспечить особые условия для сохранности своих архивов. Это и повышенные меры противопожарной безопасности, и поддержание определенных температурно-влажностных условий, и определенный учет движения архивов.

По окончании сроков временного хранения, архивные фонды организации передают в госархивы.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (16 голос., средний: 4,10 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>